TUTO : Annuaire d’entreprise
PBXware permet à ses utilisateurs d’avoir accès a un annuaire de contacts global et partagé.
L’annuaire d’entreprise se gère par l’administrateur. En revanche, tous les utilisateurs ont un annuaire personnel qu’ils peuvent populer à partir de leur superviseur en ligne.
Ces contacts apparaîtront dans la liste des contacts sur le softphone Communicator ainsi que sur les téléphones dont l’annuaire LDAP aura été configuré.
Pour plus d’informations, voir : TUTO : Synchroniser l’annuaire d’entreprise sur des téléphones
NOTE :
L’annuaire d’entreprise existe sous deux formes :
- Un annuaire partagé à tous les utilisateurs, sur lequel l’administrateur ajoute des contacts.
- Un annuaire personnel à chaque extension, que l’utilisateur peut modifier à partir de son Superviseur en ligne.
Cependant, qu’il s’agisse de l’annuaire partagé ou personnel, la manière d’ajouter des contacts est la même.
En tant qu’administrateur PBXware, l’annuaire global est accessible depuis :
PBXware > Réglages > Annuaire d’entreprise.
Vous devez vous positionner dans le tenant s’il s’agit d’une édition Multi-Tenant.
En tant qu’utilisateur final, l’annuaire personnel est accessible depuis votre Superviseur en ligne.
En tant qu’administrateur, vous pouvez toujours modifier l’annuaire personnel d’un utilisateur en vous rendant dans les options avancées de l’extension puis en cliquant sur le bouton Annuaire d’entreprise de la section Général
Vous pouvez soit :
- Ajouter des contacts manuellement
- Importer un fichier csv
Importer des contacts manuellement
Pour importer des contacts manuellement, cliquez sur le bouton Ajouter Contact.
La page d’ajout/modification d’un contact se divise en deux étapes sections :
- Général
- Numéros
Général
Dans la section Général, vous pourrez modifier les informations générales du contact à savoir :
- Nom
- Deuxième prénom
- Nom
- Courriel (email)
- Entreprise
Le seul champ requis est le champ Prénom, les autres champs sont optionnels.
Numéros
La section Numéros permet d’ajouter un ou plusieurs numéros à un contact :
Les numéros peuvent être entrés au format national (06…) ou au format E164 (+336..)
Il est possible de choisir le type de numéro selon la liste suivante :
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le contact.
Import de contacts en CSV
Il est possible d’importer une liste de contacts à partir d’un fichier au format CSV. Cliquer sur le bouton Télécharger modèle CSV téléchargera un modèle du format qui est attendu :
Veuillez vous référer au modèle de format attendu ci-dessous :
prenom,2e_prenom,nom,email,entreprise,type1:numero1,type2:numero2,...
Voici un exemple de fichier CSV avec des valeurs fictives :
Marek,,Czajek,marekcjz@exemple.fr,Plexcom,mobile:50011,travail:600111
Alec,,Bourgeois,alecb@ex.fr,Vortex IT,mobile:50012,travail:600112
...
NOTE :
Si une valeur (prénom, nom, etc…) comporte une virgule, elle doit être mise entre guillemets pour l’englober (exemple de la deuxième ligne)
Il est possible d’omettre des valeurs en ne mettant aucune valeur entre virgule (, ,).
Importez votre fichier CSV.
NOTE :
Lors de l’import d’un nouveau fichier CSV, tous les contacts existants sur le système seront supprimés, ce qui garantit que la liste de contacts d’un utilisateur reste à jour.
Cependant, afin d’éviter toute perte de données potentielle et involontaire, lors du téléchargement d’un nouveau fichier CSV, un message d’avertissement apparaîtra, indiquant « Le téléversement en CSV supprimera les enregistrements existants. Voulez-vous continuer ?«
Accès aux contacts
Les contacts peuvent être retrouvés soit :
- Dans l’application softphone Communicator
- Dans l’application mobile Communicator GO
- Dans l’annuaire d’un téléphone dont le répertoire aura été synchronisé (voir ce tutoriel)
Communicator bureau
Les contacts ajoutés dans l’annuaire d’entreprise sont retrouvés dans l’onglet Contacts de l’application Communicator.
Les contacts se retrouvent ainsi dans cette page, vous pouvez filtrer l’affichage pour n’afficher que les contacts de l’annuaire d’entreprise.
Vous avez la possibilité d’afficher les contacts synchronisés avec Outlook, Google, ou votre CRM.
Communicator GO
- Sur l’application mobile Communicator GO, rendez-vous dans l’onglet Répertoire.
- L’onglet « Répertoire » Liste les extensions locales utilisant Communicator liées au système PBXware.
- Tapez l’onglet Contacts
- L’onglet Contacts possède deux options :
- Répertoire téléphonique local sont les numéros interne au téléphone.
- Répertoire téléphonique central sont les numéros ajoutés par l’administrateur à l’annuaire d’entreprise hébergé sur le PBXware.
4 : Le répertoire téléphonique local s’affichera en premier.
5 : Appuyer sur le bouton 
offre la possibilité de changer de répertoire, en passant du répertoire téléphonique local à l’annuaire d’entreprise.
Annuaire téléphonique LDAP
L’annuaire téléphonique LDAP est l’annuaire qu’utilisent les téléphones physiques (Fanvil X4U, Yealink T54W…).
Voir : TUTO : Synchroniser l’annuaire d’entreprise sur les téléphones HTEK, Fanvil