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TUTO : Paramétrer des horaires de bureau (temps de fonctionnement)

Temps estimé :11 minutes

Sur PBXware, les temps de fonctionnement sont utilisés pour spécifier une période pendant laquelle le système redirige les appels vers des destinations prédéfinies.

Ainsi, il est possible de gérer les heures, jours de fermeture, fermetures exceptionnelles & redirections de manière très précise et sur tous les niveaux de PBXware.

 

Les temps de fonctionnement peuvent être définis à plusieurs endroits différents dans PBXware.

Ceux-ci peuvent être définis pour les destinations suivantes :

  • Files d’attente
  • SVI
  • Groupes d’extensions
  • Extensions
  • Trunks
  • Routes

Cependant, les horaires peuvent être définis à un niveau plus haut, sur le système entier, cet emplacement diffère selon les deux éditions :

 

Édition Multi-Tenant

  • Au niveau du Master Tenant : 

Réglages > Tenants > Master Tenant > Options avancées > Paramètres généraux > Temps de fonctionnement

  • Au niveau du tenant :

Master Tenant > Réglages > Tenant choisi > Options avancées > Paramètres généraux > Temps de fonctionnement

  • Au niveau du SDA :

Tenant choisi > Accueil > SDA > SDA choisi > Options avancées > Temps de fonctionnement

 

Éditions Business & Contact Center

  • Au niveau du serveur : 

Réglages > Serveurs > Modifiez votre serveur > Options avancées > Paramètres généraux > Temps de fonctionnement

  • Au niveau des SDA directement : 

Accueil > SDA > Options avancées > Temps de fonctionnement

Cliquez sur le bouton   situé dans les options avancées de la section sur laquelle vous voulez appliquer des horaires.

La capture d’écran ci-dessous affiche les temps de fonctionnement qui peuvent être vus sur chacune des destinations mentionnées, sauf sur l’extension, car il s’agit d’un service évolué d’extension.

Pour plus de détails, voir Services évolués > Temps de fonctionnement

Options de base

  • Déposer CSV

Cliquez sur ce bouton pour charger la configuration des temps de fonctionnement à partir d’un fichier CSV.

  • Télécharger CSV

Cliquez sur ce bouton pour télécharger la configuration des temps de fonctionnement actuels sous forme de fichier CSV.

  • Télécharger modèle CSV

Le modèle csv est un fichier contenant déjà les en-têtes nécessaires qui devraient aider un utilisateur lors de la création de fichiers. Ceux-ci peuvent être déposés en cliquant sur le bouton Déposer CSV.

  • Activation des temps de fonctionnement 

On

Si cette option est sélectionnée, les règles de temps de fonctionnement seront appliquées.

Désactivé

Si cette option est sélectionnée, les règles de temps de fonctionnement définies ne seront pas appliquées.

Hériter

Si cette option est définie, les règles de temps de fonctionnement seront héritées du niveau supérieur. (Ex : si un utilisateur définit des horaires au niveau d’un Tenant, les règles horaires seront héritées de ce Tenant.)

Par défaut, les temps de fonctionnement sont sur la position Hériter.

 

Destination par défaut

  • Destination par défaut

Sélectionnez une destination vers laquelle tous les appels seront redirigés au cas où l’appel arriverait en dehors des heures de travail, et s’il n’est pas défini autrement avec des règles supplémentaires disponibles.

  • Messagerie vocale

Si cette case est cochée, un appel doit être dirigé vers la messagerie vocale de la destination par défaut prédéfinie au cas où une destination par défaut serait appelée.

  • Salutation

    Choisissez un fichier son d’accueil qui doit être diffusé aux appelants pendant les dates de fermeture.

Jours fermés

Cette section permet aux utilisateurs de définir la ou les dates et heures spécifiques auxquelles tous les appels sont redirigés vers la Destination par défaut.

Destinations personnalisées

Cette section permet aux utilisateurs de rediriger tous les appels reçus pendant les jours/heures définis (par exemple le week- end ) vers la destination renseignée. Exemple: tous les Mardi après-midi, les appels doivent être redirigés vers l’extension 102 :

Jours d’ouvertures

Cette section permet aux utilisateurs de définir les horaires de fonctionnement du système. Si un appel est reçu en dehors des heures définies ici, l’appel sera redirigé vers la Destination par défaut. Vous pouvez définir les jours d’ouverture en cliquant sur ceux-ci et en y appliquant des heures allant de 00h00 à 23h59 dans les champs De et Jusqu’à. Vous pouvez également écrire une courte description (Exemple : Ouverture matin…). Le temps de fonctionnement sont superposables. Par exemple, il est possible de superposer les heures du matin et de l’après-midi afin que les horaires soient fermés entre deux, comme sur la capture ci-dessous : Ici les temps de fonctionnement sont appliqués sur une SDA. Comme le montre l’exemple, si un appel arrive pendant les heures de travail, qui sont définies de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, l’appel sera correctement acheminé vers une destination composée. Si l’appel arrive en dehors des heures de travail, l’appel est redirigé vers la Destination par défaut configurée plus haut.

Exemple de configuration

La capture d’écran ci-dessus affiche la fonctionnalité Temps de fonctionnement activée sur l’une des destinations. Dans ce cas, les temps de fonctionnement sont appliqués au niveau d’une SDA. Comme le montre l’exemple, si un appel arrive pendant les heures de travail, qui sont définies de 08h00 à 17h00, l’appel sera correctement acheminé. Si l’appel arrive en dehors des heures de travail, l’appel est redirigé vers la Destination par défaut qui, dans cet exemple, est l’extension 108. De plus, puisque l’option Messagerie vocale est cochée, l’appel ira à la boîte vocale de cette extension au lieu de faire sonner l’extension 108. De plus, si un appel arrive entre 12h00 et 13h00, (par exemple pendant une pause déjeuner), l’appel sera redirigé vers la Destination 300. Aussi, comme l’ option ‘o’ est cochée, l’appelant écouterait le message d’accueil défini dans la section “Message d’accueil”. Si l’appel arrive pendant les dates mentionnées dans la section “Dates fermées”, l’appel sera redirigé vers la destination 200.

Codes d’accès

La gestion des temps de fonctionnement peut également être effectuée via des codes d’accès .
  • Heures d’ouverture
Un utilisateur peut composer le *401 pour ouvrir les temps de fonctionnement des systèmes. (Par exemple, pendant les périodes de fermeture, les utilisateurs peuvent composer le code d’accès mentionné pour ouvrir les horaires de fonctionnement et ainsi devenir disponibles).
  • Fermer les heures de fonctionnement
Un utilisateur peut composer le *402 pour fermer les temps de fonctionnement des systèmes. (Par exemple, pendant les heures d’ouverture, les utilisateurs peuvent composer le code d’accès mentionné pour fermer les heures de fonctionnement et ainsi devenir indisponibles , après quoi les règles définies dans les paramètres des heures de fonctionnement seront appliquées.)
  • Réinitialiser les temps de fonctionnement
Un utilisateur peut composer le *403 pour réinitialiser les temps de fonctionnement des systèmes et restaurer les règles saisies dans les paramètres.
  • Réinitialisation à minuit
Un utilisateur a la possibilité de définir l’option de réinitialisation des heures de fonctionnement à minuit sur l’une des options suivantes :

Oui

Si cette option est sélectionnée, les codes d’accès seront réinitialisés aujourd’hui.

Non

Si cette option est sélectionnée, la réinitialisation* des heures à minuit sera ignorée.

Non défini

Si cette option est définie, les règles de temps de fonctionnement seront héritées du niveau supérieur. (Ex : si un utilisateur définit des horaires au niveau d’un Tenant, les règles horaires seront héritées de ce Tenant.)

*La réinitialisation signifie un retour aux horaires configurés au préalable, non pas une réinitialisation complète des configurations. Étant donné que l’activation d’un code d’accès d’ouverture écrase ces horaires, la réinitialisation permet un retour aux horaires classiques.

BLF

Certains paramètres supplémentaires liés aux durées de fonctionnement peuvent être définis via les touches BLF.

  • Ouvrir/Fermer : *404

Un utilisateur peut programmer une touche BLF sur son téléphone sur *404 afin de surveiller l’état des temps de fonctionnement et de l’utiliser pour activer ou désactiver les règles des temps de fonctionnement.

(Par exemple, si un utilisateur reste au bureau après l’activation des règles d’heures de fonctionnement pendant les heures creuses, le BLF informera l’utilisateur du changement d’état en allumant le voyant BLF ou en changeant sa couleur.)

  • Fermer/réinitialiser : *405

Pour réinitialiser les règles des temps de fonctionnement, un utilisateur devra composer *405 manuellement. La composition du code d’accès mentionné utilise les paramètres de temps de fonctionnement initiaux qui ont été définis.

De plus, les deux BLF mentionnées peuvent être utilisés en combinaison avec un SDA au cas où un utilisateur ne souhaite pas ouvrir/fermer ou réinitialiser les temps de fonctionnement au niveau global et souhaite le faire au niveau du SDA. (Par exemple, composer *404+SDA ouvrirait les horaires de fonctionnement uniquement pour un certain SDA. Il en va de même pour l’autre code d’accès : *405.)

Horaires des extensions

Il est possible de configurer des heures d’ouverture & de fermeture sur les extensions de PBXware. Pour cela, un service évolué dédié existe et est configurable par l’utilisateur.

Consultez : Services évolués > Temps de fonctionnement

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