TUTO : Paramétrer des horaires de bureau
Sur PBXware, les horaires sont utilisés pour spécifier une période pendant laquelle le système redirige les appels vers des destinations prédéfinies.
Ainsi, il est possible de gérer les heures, jours de fermeture, fermetures exceptionnelles & redirections de manière très précise et sur tous les niveaux de PBXware.
Les horaires peuvent être définis à plusieurs endroits différents dans PBXware.
Ceux-ci peuvent être définis pour les destinations suivantes :
- Files d’attente
- SVI
- Groupes d’extensions
- Extensions
- Trunks
- Routes
Cependant, les horaires peuvent être définis à un niveau plus haut, sur le système entier, cet emplacement diffère selon les deux éditions :
Édition Multi-Tenant
- Au niveau du Master Tenant :
Réglages > Tenants > Master Tenant > Options avancées > Paramètres généraux > Horaires
- Au niveau du tenant :
Master Tenant > Réglages > Tenant choisi > Options avancées > Paramètres généraux > Horaires
- Au niveau du SDA :
Tenant choisi > Accueil > SDA > SDA choisi > Options avancées > Horaires
Éditions Business & Contact Center
- Au niveau du serveur :
Réglages > Serveurs > Modifiez votre serveur > Options avancées > Paramètres généraux > Horaires
- Au niveau des SDA directement :
Accueil > SDA > Options avancées > Horaires
NOTE :
Les horaires définis sur un niveau plus haut (par exemple le système entier) prendront le dessus par défaut sur tout, sauf si des horaires sont configurés sur un autre objet (SDA, groupe, route…) et sont activés (position On), alors dans ce cas, l’option Hériter (voir plus bas) sera désactivée.
Par exemple, si le Tenant entier est ouvert de 08h00 à 12h00 et que une SDA sur ce même Tenant possède des heures d’ouverture de 08h00 à 17h00, les appels pourront tout de même arriver sur cette SDA si le Tenant est fermé, car les horaires de la SDA n’ont pas été hérités du Tenant et sont activés individuellement.
REMARQUE :
Étant donné que la disposition des paramètres de horaires est la même pour presque tous les emplacements cités, ce tutoriel couvre tous les détails requis pour la configuration. La seule différence est l’extension où quelques options supplémentaires seront expliquées plus loin dans le document.
Cliquez sur le bouton 
situé dans les options avancées de la section sur laquelle vous voulez appliquer des horaires.
La capture d’écran ci-dessous affiche les horaires qui peuvent être vus sur chacune des destinations mentionnées, sauf sur l’extension, car il s’agit d’un service évolué d’extension.
Pour plus de détails, voir Services évolués > Horaires
Options de base
- Déposer CSV
Cliquez sur ce bouton pour charger la configuration des horaires à partir d’un fichier CSV.
- Télécharger CSV
Cliquez sur ce bouton pour télécharger la configuration des horaires actuels sous forme de fichier CSV.
- Télécharger modèle CSV
Le modèle csv est un fichier contenant déjà les en-têtes nécessaires qui devraient aider un utilisateur lors de la création de fichiers. Ceux-ci peuvent être déposés en cliquant sur le bouton Déposer CSV.
- Activation des horaires
On
| Si cette option est sélectionnée, les règles horaires seront appliquées. |
Désactivé
| Si cette option est sélectionnée, les règles horaires définies ne seront pas appliquées. |
Hériter
| Si cette option est définie, les règles horaires seront héritées du niveau supérieur. (Ex : si un utilisateur définit des horaires au niveau d’un Tenant, les règles horaires seront héritées de ce Tenant.) |
Par défaut, les horaires sont sur la position Hériter.
Destination par défaut
- Destination par défaut
Sélectionnez une destination vers laquelle tous les appels seront redirigés au cas où l’appel arriverait en dehors des heures de travail, et s’il n’est pas défini autrement avec des règles supplémentaires disponibles.
- Messagerie vocale
Si cette case est cochée, un appel doit être dirigé vers la messagerie vocale de la destination par défaut prédéfinie au cas où une destination par défaut serait appelée.
- Salutation
Choisissez un fichier son d’accueil qui doit être diffusé aux appelants pendant les dates de fermeture.
NOTE :
Votre son doit avoir été envoyé dans Système > Fichiers son et il doit obligatoirement avoir le préfixe “greeting-…” comme nom de fichier.
Par exemple greeting-accueil.
Jours fermés
Cette section permet aux utilisateurs de définir la ou les dates et heures spécifiques auxquelles tous les appels sont redirigés vers la Destination par défaut.REMARQUE :
Si le champ « Destination » dans les « Dates fermées » est défini, tous les appels iront à la destination définie au lieu de celle par défaut.
Destinations personnalisées
Cette section permet aux utilisateurs de rediriger tous les appels reçus pendant les jours/heures définis (par exemple le week- end ) vers la destination renseignée. Exemple: tous les Mardi après-midi, les appels doivent être redirigés vers l’extension 102 :
REMARQUE :
Option o – Une fois cette case cochée, le message d’accueil défini sera diffusé pour chaque destination définie, sauf lorsque l’appel arrive pendant les heures d’ouverture .
Jours d’ouvertures
Cette section permet aux utilisateurs de définir les horaires de fonctionnement du système.
Si un appel est reçu en dehors des heures définies ici, l’appel sera redirigé vers la Destination par défaut.
Vous pouvez définir les jours d’ouverture en cliquant sur ceux-ci et en y appliquant des heures allant de 00h00 à 23h59 dans les champs De et Jusqu’à.
Vous pouvez également écrire une courte description (Exemple : Ouverture matin…).
Les horaires sont superposables. Par exemple, il est possible de superposer les heures du matin et de l’après-midi afin que les horaires soient fermés entre deux, comme sur la capture ci-dessous :
Ici les horaires sont appliqués sur une SDA.
Comme le montre l’exemple, si un appel arrive pendant les heures de travail, qui sont définies de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, l’appel sera correctement acheminé vers une destination composée.
Si l’appel arrive en dehors des heures de travail, l’appel est redirigé vers la Destination par défaut configurée plus haut.
Exemple de configuration
La capture d’écran ci-dessus affiche la fonctionnalité Horaires activée sur l’une des destinations.
Dans ce cas, les règles horaires sont appliqués au niveau d’une SDA.
Comme le montre l’exemple, si un appel arrive pendant les heures de travail, qui sont définies de 08h00 à 17h00, l’appel sera correctement acheminé.
Si l’appel arrive en dehors des heures de travail, l’appel est redirigé vers la Destination par défaut qui, dans cet exemple, est l’extension 108. De plus, puisque l’option Messagerie vocale est cochée, l’appel ira à la boîte vocale de cette extension au lieu de faire sonner l’extension 108.
De plus, si un appel arrive entre 12h00 et 13h00, (par exemple pendant une pause déjeuner), l’appel sera redirigé vers la Destination 102. Aussi, comme l’ option ‘o’ est cochée, l’appelant écoutera le message d’accueil défini dans la section “Message d’accueil”.
Si l’appel arrive pendant les dates mentionnées dans la section “Dates fermées”, l’appel sera redirigé vers la destination 600.
En dehors de toutes ces règles horaires, l’appelant sera automatiquement redirigé vers la boîte vocale de l’extension 108, destination par défaut.
Codes d’accès
La gestion des horaires peut également être effectuée via des codes d’accès .
- Heures d’ouverture
Un utilisateur peut composer le *401 pour ouvrir les horaires.
(Par exemple, pendant les périodes de fermeture, les utilisateurs peuvent composer le code d’accès mentionné pour ouvrir les horaires de fonctionnement et ainsi devenir disponibles).
- Fermer les horaires
Un utilisateur peut composer le *402 pour fermer les horaires d’ouverture.
(Par exemple, pendant les heures d’ouverture, les utilisateurs peuvent composer le code d’accès mentionné pour fermer les heures de fonctionnement et ainsi devenir indisponibles , après quoi les règles définies dans les paramètres des heures de fonctionnement seront appliquées.)
- Réinitialiser les horaires
Un utilisateur peut composer le *403 pour réinitialiser les horaires des systèmes et restaurer les règles saisies dans les paramètres.
- Réinitialisation à minuit
Un utilisateur a la possibilité de définir l’option de réinitialisation des heures de fonctionnement à minuit sur l’une des options suivantes :
Oui
| Si cette option est sélectionnée, les codes d’accès seront réinitialisés aujourd’hui. |
Non
| Si cette option est sélectionnée, la réinitialisation* des heures à minuit sera ignorée. |
Non défini
| Si cette option est définie, les règles horaires seront héritées du niveau supérieur. (Ex : si un utilisateur définit des horaires au niveau d’un Tenant, les règles horaires seront héritées de ce Tenant.) |
*La réinitialisation signifie un retour aux horaires configurés au préalable, non pas une réinitialisation complète des configurations. Étant donné que l’activation d’un code d’accès d’ouverture écrase ces horaires, la réinitialisation permet un retour aux horaires classiques.
REMARQUE :
De plus, tous les codes d’accès mentionnés peuvent être utilisés en combinaison avec un SDA, un groupe ou une file d’attente, au cas où un utilisateur ne souhaite pas ouvrir/fermer ou réinitialiser les horaires au niveau global et souhaite le faire au niveau d’un SDA, une file ou un groupe d’extensions.
(Exemple *401500, 500 étant le numéro d’une file d’attente.)
Il en va de même pour les autres codes tels que *402 ou *403.
BLF
Certains paramètres supplémentaires liés aux durées de fonctionnement peuvent être définis via les touches BLF.
- Ouvrir/Fermer : *404
Un utilisateur peut programmer une touche BLF sur son téléphone sur *404 afin de surveiller l’état des horaires et de l’utiliser pour activer ou désactiver les règles horaires.
(Par exemple, si un utilisateur reste au bureau après l’activation des règles d’heures de fonctionnement pendant les heures creuses, le BLF informera l’utilisateur du changement d’état en allumant le voyant BLF ou en changeant sa couleur.)
REMARQUE :
Ce comportement dépendra du périphérique utilisé. Une fois que *404 est provisionné en tant que BLF, appuyez sur la touche pour activer ou désactiver les horaires, de la même manière que si un utilisateur composait *401/*402.
- Fermer/réinitialiser : *405
Pour réinitialiser les règles horaires, un utilisateur devra composer *405 manuellement. La composition du code d’accès mentionné utilise les paramètres d’horaires initiaux qui ont été définis.
De plus, les deux BLF mentionnées peuvent être utilisés en combinaison avec un SDA au cas où un utilisateur ne souhaite pas ouvrir/fermer ou réinitialiser les horaires au niveau global et souhaite le faire au niveau du SDA. (Par exemple, composer *404+SDA ouvrirait les horaires de fonctionnement uniquement pour un certain SDA. Il en va de même pour l’autre code d’accès : *405.)
Horaires des extensions
Il est possible de configurer des heures d’ouverture & de fermeture sur les extensions de PBXware. Pour cela, un service évolué dédié existe et est configurable par l’utilisateur.
Consultez : Services évolués > Horaires
