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14. Réunions

Temps estimé :14 minutes

Réunions est une application qui permet aux utilisateurs de gérer et de connecter des équipes géographiquement dispersées, d’augmenter la productivité et d’assurer une performance de haute qualité. Sa mise en œuvre dans PBXware facilite la communication en permettant aux utilisateurs d’organiser et de mener des réunions tout en tenant compte de leur emplacement, de leur fuseau horaire ou de leur emploi du temps personnel.

Créer une réunion

Cliquez sur ce bouton pour créer une réunion.

Réunion

  • Nom de la réunion

    Entrez un nom de réunion.

  • Description de réunion

    Remplir le champ avec plus d’informations concernant la réunion.

  • Date et heure

    Choisissez la date et l’heure de la réunion.

  • Organisateur

    Sélectionnez l’organisateur de la réunion dans la liste des extensions.

  • Durée de la réunion

    Définissez la durée de la réunion. Elle varie entre un minimum de 10 minutes et un maximum de 2 heures.

Récurrence

Les options de récurrence sont utilisées pour créer des réunions qui se répètent à des intervalles de temps spécifiques :

Quotidien

Si l’option “Récurrence quotidienne” est sélectionnée, les réunions peuvent être répétées tous les 1 à 90 jours.
(Par exemple, si vous sélectionnez “1”, la réunion sera répétée tous les jours, ou si vous sélectionnez “4”, la réunion sera répétée tous les quatre jours, et ainsi de suite).

Les utilisateurs peuvent sélectionner le type de fin de la récurrence comme suit :

  • Pas de fin : Une réunion a lieu tous les jours sans autre limite de temps.
    (Par exemple, la limitation de temps n’affectera pas la récurrence de la réunion).
    (Bouton d’option)
  • Fini le : Une réunion cessera d’être récurrente à une date spécifique.
    (Par exemple, le 31 août, la réunion cessera d’être récurrente, de sorte qu’il n’y aura pas de réunion en septembre).
    (Bouton d’option)
  • Arrêt après : Une réunion cessera d’être récurrente après un nombre spécifié de réunions.
    (Par exemple, si “8” est sélectionné, la réunion cessera d’être récurrente après huit réunions).
    (Bouton d’option)

JOURNALIER
Répétition (en) jours
Période de répétition (de) 1 – 90 (jours)
Type de fin de récurrence Pas de fin/Fini le/Arrêt après

Hebdomadaire

Si l’option “Récurrence hebdomadaire” est sélectionnée, les réunions peuvent être répétées toutes les 1 à 12 semaines.
(Par exemple, si vous sélectionnez “1” et les jours du lundi au vendredi, la réunion sera répétée chaque semaine aux jours spécifiés).

Les utilisateurs peuvent également identifier des jours spécifiques de la semaine, du lundi au dimanche.

Les utilisateurs peuvent sélectionner le type de fin de la récurrence comme suit :

  • Pas de fin : Une réunion a lieu chaque semaine sans autre limite de temps.
    (Par exemple, la limitation dans le temps n’affectera pas la récurrence de la réunion).
  • Fini le : Une réunion cessera d’être récurrente à une date spécifique.
    (Par exemple, le 31 août, la réunion cessera d’être récurrente, de sorte qu’il n’y aura pas de réunion en septembre).
  • Arrêt après : Une réunion cessera d’être récurrente après un nombre spécifié de réunions.
    (Par exemple, si “38” est sélectionné, la réunion cessera d’être récurrente après trente-huit réunions).

HEBDOMADAIRE
Répétition (en) semaines
Période de répétition (de) 1 – 12 (semaines)
Jours de la semaine (le) Lun – Dim
Type de fin de récurrence Pas de fin/Fini le/Arrêt après

Mensuel

Si l’option “Récurrence mensuelle” est sélectionnée, la récurrence peut être configurée de deux manières.

1.
Les réunions peuvent être répétées tous les 1 à 6 mois, la date spécifique sélectionnée allant du 1er au 31.
(Par exemple, si l’on sélectionne “20” pour la “Date” et “1” pour les mois, la réunion sera répétée tous les mois le 20).

2.
Les réunions peuvent être répétées tous les 1 à 4 et du lundi au vendredi dans une période de 6 mois.
(Par exemple, si “2” est sélectionné pour la date, ” Lun ” pour les jours et ” 1 ” pour les mois, la réunion sera répétée tous les deuxièmes lundis d’un mois).

Les utilisateurs peuvent sélectionner le type de fin de la récurrence comme suit :

  • Pas de fin : Une réunion est organisée chaque mois sans autre limite de temps.
    (Par exemple, la limitation de temps n’affectera pas la récurrence de la réunion).
  • Fini le : Une réunion cessera d’être récurrente à une date spécifique.
    (Par exemple, le 31 août, la réunion cessera d’être récurrente ; il n’y aura donc pas de réunion en septembre).
  • Arrêt après : Une réunion cessera d’être récurrente après un certain nombre de réunions.
    (Par exemple, si “20” est sélectionné, la réunion cessera d’être récurrente après vingt réunions menées).

MENSUEL
Répétition (en) Mois
Période de répétition (chaque) 1er – 31 (en) 1 – 6 (mois)
Jours/mois (tous les) 1er – 4 Lun – Dim (en) 1 – 6 (mois)
Type de fin de récurrence Pas de fin/Fini le/Arrêt après

Pas de récurrence

Si l’option “Pas de récurrence” est sélectionnée, les réunions ne sont pas répétées.

  • Répétition Aucune
  • Période de répétition Aucune
  • Type de fin de récurrence Aucun

Participants

Lors de la création d’une réunion, les utilisateurs peuvent ajouter de nombreux participants. Si la réunion est créée pour la première fois, le champ “Gérer les participants” est grisé, comme le montre la capture d’écran. Pour rendre le champ cliquable, il est nécessaire que tous les champs obligatoires soient remplis ainsi que des informations supplémentaires concernant la “récurrence”.

Une fois cela fait, appuyez sur le bouton “Enregistrer” et le bouton “Gérer les participants” devient cliquable comme indiqué dans la capture d’écran.

Ajouter des participants

En cliquant sur le bouton “Gérer les participants”, les utilisateurs seront invités à se rendre sur la page “Ajouter des participants”. À partir de cette page, ils peuvent voir, ajouter ou supprimer les extensions.

Une fois que l’organisateur a choisi les extensions souhaitées dans la liste déroulante située en haut de la page, il doit appuyer sur le signe plus, comme indiqué dans la capture d’écran. La liste affichera toutes les extensions pour la réunion en question.

Cliquez sur ce bouton pour supprimer un participant de la liste des participants.

Lorsque vous utilisez l’application Réunions, il est possible de voir trois onglets : “Planifié”, “Récent” et “Plage de date”. Ils affichent tous des informations différentes sur les réunions qui sont prévues ou qui ont eu lieu.

Réunions planifiées

La liste affiche toutes les réunions planifiées avec les détails suivants :

Cliquez sur Créer une réunion pour créer une réunion.

  • Numéro de réunion :
    Unique dans le système, composé de 9 chiffres.
  • Nom de la réunion :
    Nom donné par l’organisateur lors de la création d’une réunion.
  • Date/Heure :
    Date et heure de la réunion.

Cliquez sur ce bouton pour afficher la page “Détails de la réunion”.

Cliquez sur ce bouton pour mettre à jour la réunion.

Cliquez sur ce bouton pour supprimer la réunion.

Réunions récentes

La liste affiche toutes les réunions récemment terminées avec les détails suivants :

Cliquez sur le bouton Créer une réunion pour créer une réunion.

  • Numéro de réunion

Numéro unique de 9 chiffres.

  • Nom de la réunion :
    Nom de la réunion précédente.
  • Date/Heure :
    Date et heure de la réunion.

Cliquez sur ce bouton pour afficher la page “Détails de la réunion”.

Cliquez sur ce bouton pour supprimer la réunion.

Plage de date

Cette liste affiche toutes les réunions pour la période sélectionnée, en commençant par la date de début et en terminant par la date de fin.

Cliquez sur le bouton Créer une réunion pour créer une réunion.

  • Plage de date :
    Sélectionnez les dates de début et de fin à l’aide d’une recherche/filtre.
    (Par exemple, cliquez sur le bouton “Plage de date” et sélectionnez les dates souhaitées).

Après avoir modifié le filtre de recherche, cliquez sur l’icône de recherche.

  • Numéro de réunion :

    Unique dans le système, composé de 9 chiffres.

  • Nom de la réunion :
    Nom de la réunion sélectionnée.
  • Date/Heure :

    Date et heure de la réunion.

Cliquez sur ce bouton pour afficher la page “Détails de la réunion”.

Cliquez sur ce bouton pour mettre à jour la réunion.

Cliquez sur ce bouton pour supprimer la réunion.

Détails de la réunion

Pour ouvrir la page “Détails de la réunion”, les utilisateurs peuvent cliquer sur “Nom de la réunion”, “Numéro de la réunion” ou sur le bouton “Info”. La page “Détails de la réunion” contient les informations suivantes :

  • Numéro de réunion :

    Unique dans le système, composé de 9 chiffres.

  • Nom de la réunion :

    Nom donné par l’organisateur lors de la création d’une réunion.

  • Description de la réunion

    Informations supplémentaires concernant la réunion.

  • Statut :

    Affiche l’état de la réunion.
    L’état peut être l’un des suivants

    • Non démarrée : La réunion n’a pas encore commencé.
    • En cours : Une réunion a déjà été entamée.
    • Terminée : Une réunion a eu lieu.
  • Date/Heure :

    La date et l’heure indiquent si la réunion aura lieu ou si elle a été organisée.

  • Organisateur :

    Nom de l’organisateur de la réunion et son numéro d’extension.

La page “Détails de la réunion” permet aux utilisateurs de voir la liste des participants à la réunion ainsi que la liste des SDAs.

  • Liste des participants :

    Affiche le nom et l’extension de chaque participant de la réunion.

  • Liste des SDAs

Affiche la liste des SDAs trouvées dans la réunion.

Cliquez sur pour ajouter des participants à la réunion.

(Par exemple, une fois cliqué, la page Ajouter participant s’ouvre. Veuillez noter qu’il n’est pas possible d’ajouter deux fois le même participant. S’il est ajouté, le message d’avertissement suivant apparaîtra : “Le participant est déjà ajouté.”.

  • Participant

    Sélectionnez un participant et ajoutez-le à la liste.

  • Rôle

    Attribuer un rôle à l’extension/participant sélectionné.

Cliquez sur pour supprimer des participants de la réunion.

(Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, tous les participants, à l’exception de l’organisateur, seront supprimés. Comme il s’agit d’une action de suppression, un message d’avertissement s’affiche : “Êtes-vous sûr de vouloir supprimer tous les participants ? Après confirmation, le message “Participants supprimés avec succès” devrait apparaître. Dans le cas contraire, si une erreur s’est produite, le message “Le(s) participant(s) n’a(ont) pas pu être supprimé(s)” doit s’afficher. Pour plus d’informations, veuillez vous référer aux captures d’écran).

Voir la réunion de base

  • Cliquez sur “Voir la réunion de base”.

(Par exemple, une fois qu’ils ont cliqué, les utilisateurs sont invités à se rendre sur une autre page. Cette page contient les mêmes informations que la page “Détails de la réunion”, mais l’utilisateur ne peut pas gérer les participants à partir de cette page).

Cliquez sur le bouton pour revenir à la page “Détails de la réunion”.

Réglages

Rappel quotidien

Rappel quotidien est utilisé pour définir un rappel de réception des courriels quotidiens pour les réunions.

  • Fuseau horaire :
    Affiche le fuseau horaire choisi
  • Jours de la semaine :
    Spécifie les jours de la semaine où les e-mails seront envoyés.
  • Temps de rappel quotidien :
    Sélectionnez l’heure de réception des e-mails quotidiens.
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