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Bicom Systems signifie "Business Internet Communication Systems"

Messagerie vocale

Temps estimé :15 minutes

Dans cette page vous trouverez les points essentiels pour paramétrer vos messages vocaux. Si vous cherchez plus d’information allez sur la page complète des extensions ici.

La messagerie vocale de PBXware est un répondeur téléphonique avancé. Bien que chaque extension soit équipée d’une boîte vocale, des boîtes vocales peuvent également être créées de manière indépendante à partir de cet emplacement.

Boîtes vocales

Cet écran répertorie toutes les boîtes vocales du système avec les détails suivants :

  • Nom :

    Nom complet de la boîte vocale nom de l’utilisateur/extension.

  • Boîtes vocales :

    Numéro d’extension de la boîte vocale.

  • Domaine :

    Domaine/Contexte vocal auquel appartient la boîte aux lettres.

  • Statut

    Statut de la boîte vocale.

Accès aux boîtes vocales

Afin d’accéder aux boîtes vocales personnalisées à partir de n’importe quelle extension PBXware, composez *124.

Après avoir entré le code PIN, vous entendrez :

Vous avez x nouveaux/anciens messages” (x étant le nombre de nouveaux ou d’anciens messages).

  • Appuyez sur 1 pour les nouveaux/anciens messages

    (Donne les informations sur l’heure, la date et le numéro à partir duquel le message vocal a été envoyé).

  • Appuyez sur 2 pour changer de dossier

    Changez de dossier :
    Appuyez sur 0 pour les nouveaux messages,
    Appuyez sur 1 pour les anciens messages,
    Appuyez sur 2 pour les messages de travail,
    Appuyez sur 3 pour les messages de famille,
    Appuyez sur 4 pour les messages d’amis,
    Appuyez sur ‘#’ pour annuler

  • Appuyez sur 3 pour les options avancées

    Appuyez sur 4 pour passer un appel sortant,
    Appuyez sur 5 pour laisser un message,
    Appuyez sur ‘*’ pour revenir au menu principal.

  • Appuyez sur 0 pour les options de la boîte de réception
    Appuyez sur 1 pour enregistrer votre message non disponible,
    Appuyez sur 2 pour enregistrer votre message occupé,
    Appuyez sur 3 pour enregistrer votre nom,
    Appuyez sur 4 pour enregistrer votre message d’accueil temporaire,
    Appuyez sur 5 pour changer votre mot de passe,
    Appuyez sur ‘*’ pour revenir au menu principal.
  • Appuyez sur ‘*’ pour l’aide

    ( Répéter tout le menu à nouveau.)

  • Appuyez sur ‘#’ pour sortir

Recherche

Cette option permet de rechercher et de trouver les boîtes de réception souhaitées en un court laps de temps.
En cliquant sur le champ “Recherche”, les utilisateurs auront la possibilité de saisir une phrase de recherche.
La recherche peut être effectuée en entrant :

  • Nom de l’extension
  • Numéro de l’extension / Boîte aux lettres
  • L’adresse mail de l’extension

 

Déposer un CSV

Cette option permet aux utilisateurs d’ajouter rapidement un certain nombre de boîtes de réception. Les segments du fichier .csv doivent être séparés par des virgules et dans l’ordre suivant : Numéro de boîte de réception, nom, PIN, E-mail.

Télécharger le modèle CSV

Cette option donne aux utilisateurs la possibilité de télécharger le modèle de fichier CSV, ce qui rend la création d’un certain nombre de boîtes de réception encore plus rapide et plus facile.

Ajouter/Éditer une messagerie vocale

Général

En cliquant sur ” Ajouter la messagerie vocale/Modifier la messagerie vocale”, vous accédez à l’écran de boîte vocale illustré ci-dessous.

  • Boîte vocales :

    Numéro d’extension unique de la boîte vocale du réseau.

(Par exemple, définissez ce champ à 5001, par exemple. Maintenant, pour accéder à cette boîte vocale, il suffit de composer 5001 à partir de n’importe quelle extension PBXware).

  • Nom :

    Nom complet du propriétaire de la boîte vocale.

  • Domaine :

    Domaine/Contexte auquel appartient cette boîte vocale.

(Par exemple, il s’agit d’une fonction avancée. Laissez ce champ sur la valeur “par défaut”, sauf si vous savez ce que vous faites).

  • Code PIN :

    Numéro à quatre chiffres utilisé pour l’authentification de la boîte vocale.

(Par exemple, chaque boîte vocale a un code PIN unique. Afin de vous connecter à votre boîte vocale, fournissez ce numéro lorsque l’opérateur vous le demande, par exemple le 1947).

  • Courriel :

    Adresse e-mail associée à la boîte de réception vocale. Cet e-mail est utilisé pour la notification d’un nouveau message vocal et les pièces jointes des fichiers audio.

(Par exemple, si l’option ‘john@domain.com’ est définie ici, dès que cette boîte vocale reçoit un nouveau message, une notification et le message vocal joint (selon que cette option est activée ou non) seront envoyés à cette adresse de courrier électronique).

  • Votre mot de passe :

    Ce mot de passe sera utilisé pour la connexion à la messagerie vocale d’OSC.
    Le mot de passe doit répondre aux critères suivants :
    – Au moins 8 caractères
    – Au moins 1 lettre majuscule
    – Au moins 1 lettre minuscule
    – Au moins 1 chiffre
    – Au moins 1 caractère spécial ( ! % * _ -)
    Les caractères autorisés sont : a-z, A-Z, 0-9, ! % * _ -.

  • Langue :

    Si vous avez installé des fichiers sonores dans une langue supplémentaire sur le système, vous pouvez choisir une autre langue à utiliser pour les fichiers sonores liés à la messagerie vocale.

(Par exemple, si vous avez installé des fichiers en français dans le dossier sounds/fr, mettez ‘fr’ ici pour lire les fichiers sonores en français lorsque vous répondez à la messagerie vocale).

  • Envoyer le courriel :

    Envoi ou non d’un e-mail à l’adresse indiquée ci-dessus.

  • Transcription du contenu :

    La transcription de messages vocaux est un service qui convertit les messages vocaux audio en format texte, qui est ensuite envoyé à l’utilisateur par courriel ou par message texte. Ce service est parfois appelé “speech to text”, “voice to text” ou “voicemail to text”.

  • Courriel(s) en copie :

    Ajoutez des adresses e-mail supplémentaires auxquelles vous souhaitez associer la boîte de réception vocale.

  • Courriel(s) de notification :

    Indiquez ici le courriel de notification.

(Par exemple, si le paramètre ‘john@pager.com’ est défini ici, dès que cette boîte de réception reçoit un nouveau message, une notification est envoyée à cette adresse courriel de notification).

  • Message d’accueil :

    Message d’accueil diffusé aux utilisateurs avant qu’ils ne soient transférés vers la boîte vocale pour laisser un message.

(Par exemple, l’utilisateur de la boîte vocale peut choisir entre un message “occupé” et “non disponible”).

  • Message non disponible :

    Téléchargez le message d’indisponibilité personnalisé. Le message indisponible prend en charge les fichiers : les fichiers WAV, wav et gsm uniquement.

(Par exemple, si le message indisponible par défaut ne répond pas à vos besoins, cliquez sur le bouton “Sélectionner un fichier”, téléchargez un message personnalisé et sélectionnez-le sous “message d’accueil”).

  • Ignorer les instructions :

    Ignorer les instructions indiquant aux utilisateurs comment laisser un message vocal.

(Par exemple, lorsque l’appelant atteint la boîte vocale, des instructions sur la façon de laisser un message vocal sont diffusées. Nous vous encourageons à mettre cette option sur “Oui” en permanence).

  • Attacher :

    Si le message vocal doit être joint et envoyé avec le courriel de notification.

(Par exemple, un appelant laisse un message vocal à John. Si cette option est réglée sur “Oui”, l’e-mail qui informe Jean du message vocal contient également ce message vocal, de sorte que John peut l’écouter sans avoir à se connecter à sa boîte vocale).

  • Supprimer après l’envoi d’un courriel :

    Si le fichier son du message vocal doit être supprimé du système de fichiers après l’avoir envoyé en tant que pièce jointe à l’adresse e-mail de l’utilisateur.

(Par exemple, l’appelant laisse un message vocal à John. Si cette option est réglée sur “Oui”, le message vocal sera supprimé après avoir été envoyé en pièce jointe à l’adresse électronique de John).

  • Dire ID de l’appelant :
    Si le numéro d’extension qui a laissé le message vocal doit être annoncé au propriétaire de la boîte vocale.

(Par exemple, si cette option est réglée sur “Oui”, John entendra “… du numéro de téléphone 1004…” lorsqu’il consultera sa boîte vocale, par exemple).

  • Autoriser le mode de révision :
    Permettez à l’utilisateur de revoir son message vocal avant de l’enregistrer définitivement dans la boîte vocale.
    Lorsqu’un appelant laisse un message vocal et appuie sur ‘#’, des options supplémentaires lui sont proposées :
    • Appuyez sur 1 pour accepter cet enregistremen
    • Appuyez sur 2 pour l’écouter
    • Appuyez sur 3 pour réenregistrer votre message
    • Appuyez sur 4 pour marquer ce message comme urgent.

 

  • Autoriser l’opérateur :
    Permet à l’appelant de joindre l’opérateur depuis la boîte vocale en appuyant sur ‘0’. Lorsque l’utilisateur laisse un message vocal et appuie sur ‘#’, l’option supplémentaire “…appuyez sur 0 pour joindre un opérateur”, sera entendue.
    Si aucun “Extension de l’opérateur” n’est inscrit dans le champ ci-dessous, l’appel sera terminé en appuyant sur 0.
  • Extension de l’opérateur :
    Si l’option “Autoriser l’opérateur” dans le champ ci-dessus est définie sur “Oui”, l’appelant aura la possibilité d’appuyer sur 0 pour joindre un opérateur.
    Choisissez l’extension de l’opérateur dans la liste déroulante ici.

(Par exemple, si l’appelant laisse un message vocal à John et appuie sur ‘0’ pour joindre l’opérateur, le numéro d’extension indiqué ici (par exemple 1001) sera appelé).

  • Lire la date & heure du message :
    Annonce la date et l’heure auxquelles le message vocal a été laissé dans la boîte de réception.

(Par exemple, si cette option est activée, John entendra ‘Premier message, 11:52, 02 fév 2007’, par exemple, lorsqu’il consultera sa boîte vocale.)

  • Masquer du répertoire :
    Cette option vous permet de masquer votre extension de messagerie vocale de la liste du répertoire.
  • Sonneries avant réponse :
    Nombre de sonneries diffusées à l’appelant avant que l’appel n’entre dans la messagerie vocale.
  • Délai de messagerie vocale (sec) :

    Le délai en secondes avant que le message occupé/indisponible soit lu à l’appelant. Cela résout le problème du fichier “à moitié lu”. Gardez cette valeur entre 1 et 3.

(Par exemple, l’appelant laisse un message vocal à John. Il entend “…pas à la maison en ce moment…”. En ajoutant ‘1’ à ce champ, vous ajouterez une pause d’une seconde avant la lecture du message. Ainsi, l’appelant entendra le message d’accueil sans que la première partie soit coupée (je ne suis pas à la maison en ce moment…).

  • Fuseau horaire :
    Définissez le format correct de la date et de l’heure pour l’enveloppe du message. Les fuseaux horaires proviennent du répertoire système ‘/usr/share/zoneinfo’.
  • Autoriser l’accès à l’OSC des extensions :
    Une liste d’extensions qui seront autorisées à voir cette boîte vocale à partir de leur OSC dans le système de gestion de la messagerie.

Notifications d’appels

  • Activer :

    Si cette boîte de réception spécifique doit utiliser les notifications d’appels ou non.

  • Notifier les destinations :

    Extensions à appeler lorsqu’un message vocal est reçu. Choisissez la destination de notification dans la liste déroulante ici.

  • Type de Sonnerie :

    Vous pouvez choisir ici TOUS ou UNIQUE. Il indique combien d’extensions sont sonnées à la fois.

  • Temps de sonnerie (sec) :
    Durée de la sonnerie pour chaque cible (par défaut 32).
  • Nombre de tentatives :
    Combien de fois faut-il réessayer si rien n’est accepté lors du premier essai (par défaut 0).
  • Nombre de tentatives (min) :
    Nombre de minutes à attendre pour la prochaine tentative après l’échec de la dernière (par défaut 1).

Groupes

Les groupes de messagerie vocale sont utilisés pour regrouper les boîtes de réception des messages vocaux. Lorsqu’un message vocal est laissé au groupe 2002, par exemple, toutes les destinations qui appartiennent à ce groupe de messagerie vocale recevront le même message vocal. Cet écran répertorie tous les groupes de messagerie vocale du système avec les détails suivants :

  • Nom de groupe :

    Nom/identifiant du groupe de messagerie vocale

  • Numéro de groupe :

    Numéro de groupe de la messagerie vocale. Une fois composé, le message vocal sera laissé à toutes les “Destinations” des boîtes vocales de ce groupe.

  • Boîtes de réception :

    Nombre de boîtes de réception attribuées à un groupe de messagerie vocale.

Ajouter/Modifier un groupe de messagerie vocale

  • Nom du groupe de la boîte vocale :

    Nom du réseau de boîtes vocales.

  • Numéro du groupe de messagerie vocale :

    Numéro du groupe de messagerie vocale.
    Pour laisser un message à cette boîte vocale collective, les appelants devront composer le numéro d’extension défini ici, par exemple 2002).

  • Boîtes de réception :
    Une liste des boîtes aux lettres qui appartiennent à ce groupe de messagerie vocale est définie ici.
    Pour affecter des extensions à ce groupe de messagerie vocale, indiquez ici leurs numéros d’extension séparés par une virgule ‘,’. Par exemple, 1001,1002,1003…)

  • Salutation :

    Le message d’accueil qui est diffusé lors de l’appel de ce groupe de messagerie vocale.

  • Limite entrant (par appel) :
    Le nombre maximum de fois que chaque appel peut entrer dans le groupe de messagerie vocale. La saisie d’une valeur dans ce champ permet d’éviter d’éventuelles boucles infinies qui pourraient être accidentellement configurées sur le système.

Messages

Cette section donne aux utilisateurs un aperçu de tous leurs messages vocaux. Les utilisateurs doivent d’abord sélectionner la boîte vocale souhaitée, puis les messages vocaux qu’elle contient leur seront présentés.

Les informations suivantes sont données :

Boîte à cocher

La case à cocher permet aux utilisateurs de choisir la boîte vocale avec laquelle ils souhaitent travailler. Il est possible de choisir un, plusieurs ou tous les messages vocaux.
Après avoir choisi, les utilisateurs peuvent manipuler les messages vocaux avec les options suivantes qui se trouvent au-dessus de la liste des messages vocaux :

  • Déplacer
  • Transférer
  • Écouter
  • Télécharger
  • Supprimer
MSG

Donne aux utilisateurs des informations sur la position de la messagerie vocale dans la boîte aux lettres. Plus le chiffre est bas, plus il est ancien.

Appelant

Informations sur l’appelant. Si l’appelant a réglé l’identification de l’appelant, les utilisateurs verront “Appelant<Numéro d’extension>”. Si l’identification de l’appelant n’est pas définie, l’utilisateur verra “Nom d’extension <Numéro d’extension>”.

Date

Date et heure auxquelles le message vocal a été envoyé.

Recherche la messagerie vocale

  • Nom de la boîte vocale
    En cliquant sur ce champ, le menu déroulant sera présenté aux utilisateurs pour leur permettre de décider quelle boîte aux lettres ils veulent voir. Les utilisateurs ne verront que les messages vocaux qui appartiennent à la boîte aux lettres choisie.

  • Inbox
    Ce champ permet aux utilisateurs de rechercher des messages vocaux par dossier dans les boîtes vocales.

Options de messagerie vocale

Après avoir sélectionné les messages vocaux souhaités, les utilisateurs ont la possibilité de les manipuler à l’aide des options suivantes :

  • Déplacer
    Déplace les messages vocaux vers le dossier souhaité. Cette option permet une recherche plus rapide et une boîte vocale mieux organisée.
  • Transféré
    Transfert des messages vocaux vers une autre extension. Après avoir choisi la messagerie vocale et cliqué sur Transférer, les utilisateurs sont invités à saisir le numéro d’extension vers laquelle ils souhaitent transférer un message vocal.
  • Téléchargement
    Après avoir sélectionné la messagerie vocale, cliquez ici pour télécharger l’enregistrement.
  • Supprimer
    Après avoir sélectionné la messagerie vocale, cliquez ici pour supprimer l’enregistrement.
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