Réunion

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La réunion fait partie de Communicator Web, qui vous donne la possibilité d’organiser une réunion instantanée, de planifier une réunion ou de rejoindre une réunion existante. Pour accéder à l’écran de réunion, cliquez sur l’icône Réunion dans la barre de navigation.

L’écran de réunion contient les onglets suivants : Réunion instantanée Rejoindre la réunion, Planifier une réunion et Liste des réunions.

Si la réunion est désactivée sur la licence, tous les onglets de réunion, à l’exception de Rejoindre la réunion, seront désactivés et le message suivant s’affichera : « Aucune licence de réunion, veuillez vérifier auprès de votre administrateur. Vous pouvez toujours rejoindre une réunion avec un numéro de réunion, mais vous ne pouvez pas démarrer, planifier ou afficher des réunions.

Réunion instanée

Réunion instanée est le premier écran présenté à vous après avoir cliqué sur le bouton Réunion dans la barre de navigation. Il contient la liste des participants dans laquelle vous pouvez ajouter des participants en cliquant dessus dans la liste de contacts, en les sélectionnant tous en appuyant sur le bouton radio Sélectionner tout au-dessus de la liste de contacts, ou en les faisant glisser vers la liste des participants.

De plus, il est possible d’ajouter un participant externe à la réunion en saisissant l’e-mail du participant.

La suppression de participants de la liste des participants peut être effectuée en les survolant dans la liste des participants et en cliquant dessus, ou en cliquant sur eux dans la liste de contacts. De plus, vous pouvez supprimer des participants en appuyant sur le bouton radio Désélectionner tout au-dessus de la liste de contacts ou en appuyant sur le bouton Supprimer tous les participants pour supprimer tous les participants de la liste des participants.

Lors de la création de réunion instantanée, vous pouvez décider si vous souhaitez organiser une réunion privée ou publique. Dans le cas d’une réunion privée, seules les personnes appelées peuvent rejoindre la réunion. Sinon, n’importe qui peut rejoindre la réunion.

Après avoir sélectionné les participants et choisi si la réunion sera privée ou publique, appuyez sur le bouton Démarrer pour démarrer la réunion dans la nouvelle fenêtre affichant la page de l’application Web Communicator Réunion.

Si l’utilisateur utilise simultanément Communicator Desktop et Communicator Web, tout en démarrant une réunion via le Web, la réunion sera automatiquement démarrée dans l’application Communicator Bureau.

Planifier une réunion donne à vous la possibilité de planifier une réunion à l’avance.

– Objet : Fournit des informations sur le sujet donné pour la réunion (il doit être rempli.).

– Début (la date ou l’heure doit être dans le futur) :
– Date : Fournit des informations sur le jour où vous aurez la réunion.
– Heure : Fournit des informations sur l’heure de la journée à laquelle cela se produira.
– Durée : Fournit des informations sur la durée de la réunion.
– Fuseau horaire : Fournit des informations sur le fuseau horaire dans lequel votre réunion sera programmée.

– Récurrent : Fournit des informations indiquant si la réunion est récurrente ou non (si elle se répétera, par exemple tous les jeudis à 15 heures) et combien de temps elle se répétera (par exemple s’arrêtera après dix réunions).

– Description : Vous permet de décrire une réunion en quelques phrases.

– Réunion publique : vous offre la possibilité de créer une réunion publique afin que tout le monde puisse rejoindre la réunion. Sinon, seules les personnes appelées peuvent rejoindre la réunion.

– Liste des participants : Fournit des informations sur les personnes censées assister à la réunion (vous pouvez ajouter des participants comme décrit précédemment dans la section Instant Meeting.).

– Liste des co-organisateurs : Fournit des informations sur qui est co-organisateur de la réunion.

Une réunion récurrente est une réunion qui se répétera à chaque heure définie (chaque jour, semaine ou mois), par exemple chaque semaine le mardi, vous avez une réunion commerciale. Vous pouvez modifier les réunions récurrentes en fonction de vos besoins si vous devez les reprogrammer.

En bas de l’écran, il y a trois boutons comme suit :

Calendrier : En cliquant dessus, vous planifiez une réunion si tout est correctement rempli.
Supprimer tous les participants : Un clic dessus supprime tous les participants de la liste des participants.
Réinitialiser : cliquer dessus réinitialise tous les paramètres de la réunion.

Les réunions planifiées seront affichées dans la liste des réunions sous le sous-onglet Programmé.

Vous pouvez modifier les réunions programmées à partir de l’écran Liste des réunions en appuyant sur le bouton Modifier.

Après avoir appuyé sur le bouton Modifier, l’écran Réunion programmée s’ouvrira, où la réunion pourra être modifiée. Vous pouvez enregistrer les modifications en appuyant sur le bouton Enregistrer. En appuyant sur le bouton Annuler, toutes les modifications sont annulées.

Co-organisateurs

En tant que co-organisateur, l’utilisateur a la possibilité de démarrer, de modifier des réunions programmées, d’ajouter/supprimer des participants et d’attribuer de nouveaux co-organisateurs.

Les participants externes ne peuvent pas être désignés comme co-organisateurs.

L’attribution de participants à des co-organisateurs peut être effectuée en les faisant glisser et en les déposant de la liste de contacts vers la liste des co-organisateurs ou en cliquant sur le bouton à trois points à côté du participant dans la liste des participants et en sélectionnant l’option Assigner un co-organisateur .

La suppression du co-organisateur de la liste des co-organisateurs peut être effectuée en cliquant dessus dans la liste Contacts/Participants/Co-organisateurs ou en cliquant sur le bouton à trois points à côté du participant dans la liste des participants et en sélectionnant l’option Supprimer .

Le co-organisateur ne peut pas supprimer d’autres co-organisateurs, ce qui ne peut être fait que par l’administrateur de la réunion.

Liste des réunions

La liste des réunions fournit des informations sur les réunions planifiées et précédentes. Sous l’onglet Planifié à côté des réunions programmées, vous trouverez également toutes les réunions en cours en haut de la liste. Toutes les réunions de la liste planifiée sont regroupées par date et triées par ordre ASC. À côté de l’onglet Planifié se trouve un onglet Précédent qui contient toutes les réunions précédemment terminées, regroupées et triées par date et par ordre DESC.

Lorsque vous sélectionnez la réunion dans la liste, la section Informations sur la réunion s’affiche sur le côté droit de l’écran, affichant les détails de la réunion.

La liste suivante montre ces détails :

Organisateur : Fournit des informations sur l’organisateur de la réunion.
Objet : Fournit des informations sur le sujet proposé pour la réunion.
Numéro de réunion : Le numéro attribué au hasard pour distinguer les réunions.
Début : Heure de début et jour où la réunion se produira.
Durée : Durée de réunion.
Statut : état de la réunion (par exemple terminée ou à venir).
Description : Fournit une brève description du sujet donné.
Co-organisateurs : Fournit des informations sur qui est co-organisateur de la réunion.
Type : Fournit des informations indiquant si la réunion est récurrente ou non.
Liste des participants : Fournit des informations sur les personnes censées assister à la réunion.

De plus, vous avez la possibilité de rechercher la réunion souhaitée à l’aide du champ de recherche situé au-dessus de la section Informations sur la réunion. Les réunions peuvent être recherchées par numéro ou par nom.

L’option Copier l’URL du calendrier se trouve à côté du champ de recherche, ce qui vous permet de copier le calendrier des réunions dans votre logiciel de calendrier.

En fonction du type de réunion et de l’état de la réunion, différentes options de boutons seront présentées.

La liste suivante montre la signification de ces boutons :

– Rejoindre : Vous permet de rejoindre la réunion en cours.

– Copier l’invitation : Vous permet de copier facilement une invitation à une réunion.

– Fin : Vous permet de mettre fin à la réunion (Seuls l’organisateur de la réunion et les co-organisateurs peuvent mettre fin à la réunion.).

– Démarrer : Vous permet de démarrer une réunion planifiée (Seuls l’organisateur de la réunion et les co-organisateurs peuvent démarrer la réunion planifiée.).

– Modifier : Vous permet de modifier la réunion programmée (Seuls l’organisateur de la réunion et les co-organisateurs peuvent modifier la réunion programmée.).

– Supprimer : Vous permet de supprimer la réunion (Seuls l’organisateur de la réunion et les co-organisateurs peuvent supprimer la réunion.).

– Cloner : Vous permet de cloner la réunion terminée (seuls l’organisateur de la réunion et les co-organisateurs peuvent cloner la réunion).

Notification de réunion

Pour chaque invitation à une réunion, vous recevrez une notification contextuelle. De plus, vous recevrez une boîte de dialogue contextuelle dans l’application Web Communicator pour accéder rapidement à la réunion.

De plus, toutes les invitations à des réunions se trouvent dans les notifications sous votre nom.

Les notifications pour les invitations aux réunions ne seront reçues que si l’utilisateur est connecté à l’application web.

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