Bicom Systems signifie "Business Internet Communication Systems"

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Updated on 30 septembre 2024

Communicator Bureau

Temps estimé :15 minutes

De nos jours, alors que la technologie VoIP se développe plus que jamais pour obtenir la meilleure qualité possible de communication longue distance et réduire les coûts des services de télécommunication, il est nécessaire de créer des outils de communication plus simples et plus conviviaux, notamment sur mobile

Communicator Web représente l’une des solutions à ces besoins.

Introduction

Communicator est une solution de communication unifiée qui intègre plusieurs outils de communication en une seule interface conviviale. Avec Communicator, vous pouvez gérer vos appels, vos messages instantanés, vos réunions en ligne et bien plus encore, le tout depuis un seul endroit.

Principales fonctionnalités

  • Appels vocaux : Passez et recevez des appels vocaux directement depuis l’application Communicator. Vous pouvez également transférer des appels, mettre des appels en attente et accéder à votre historique d’appels.
  • Messagerie instantanée : Communiquez avec vos collègues via des messages instantanés en temps réel. Communicator prend en charge les conversations individuelles et de groupe, vous permettant de collaborer efficacement.
  • Vidéoconférence : Organisez des réunions virtuelles en utilisant la fonction de vidéoconférence de Communicator. Invitez des participants, partagez des écrans et collaborez en temps réel, où que vous soyez.
  • Intégration du carnet d’adresses : Accédez facilement à vos contacts professionnels grâce à l’intégration du carnet d’adresses dans Communicator. Vous pouvez rechercher et appeler des contacts directement depuis l’application.
  • Statut de présence : Indiquez votre disponibilité aux autres utilisateurs grâce au statut de présence de Communicator. Vous pouvez définir des statuts tels que “Disponible”, “Occupé” ou “Absent” pour informer vos collègues de votre disponibilité.

Installation

Accédez à la page de téléchargements Communicator et téléchargez le logiciel sous sa dernière version depuis ce lien

Une fois le téléchargement terminé, cliquez sur le fichier téléchargé pour démarrer le programme d’installation.

La fenêtre de bienvenue lance la procédure d’installation. Cliquez sur le bouton Next pour poursuivre.

Lisez l’accord de licence et sélectionnez la première case à cocher I agree to the terms of this licence agreement si vous acceptez l’accord de licence. Cliquez sur le bouton Next pour poursuivre l’installation.

La fenêtre Dossier d’installation définit l’emplacement par défaut de l’installation de Communicator.

Par défaut, C:\Program Files\Communicator est défini. Pour sélectionner un autre emplacement, cliquez sur le bouton Change.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre l’installation ou cliquez sur le bouton Annuler pour quitter l’assistant d’installation.

La fenêtre Dossier des raccourcis définit la manière dont le raccourci Communicator sera affiché dans le menu Démarrer de Windows.


Sélectionnez le raccourci souhaité dans la boîte de sélection et cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre l’installation, ou cliquez sur le bouton Annuler pour quitter l’assistant d’installation.

La fenêtre Prêt à installer résume les étapes de l’assistant d’installation et affiche toutes les options sélectionnées. Si vous êtes d’accord avec ces options, cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre l’installation ou cliquez sur le bouton Annuler pour quitter l’assistant d’installation.

Après cette étape, la fenêtre Installation réussie s’affiche. Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer la fenêtre et terminer l’installation.

Installation en package MSI

Afin d’installer Communicator à partir d’un paquetage MSI, les pré-requis suivants doivent être installés avant le package MSI :

   ▸ Microsoft Visual C++ 2015 Redistributable (X86)

   ▸ Microsoft .NET Framework 4 (ou plus récent)

En outre, si Visual C++ n’est pas installé, les utilisateurs risquent d’obtenir des erreurs d’installation.

Configurer Communicator

Une fois l’installation terminée, vous devrez configurer Communicator.

Cliquez sur l’icône Communicator afin d’ouvrir l’application et l’assistant de profil apparaîtra. Pour continuer la configuration, cliquez sur le bouton Next.

Détails du compte

Assurez-vous d’avoir reçu les détails de votre compte de la part de votre administrateur système ou de votre gestionnaire de compte soient :

  • E-mail
  • Mot de passe utilisateur

Avancé

Adresse du serveur : L’utilisateur peut saisir le domaine DNS ou l’adresse du serveur PBXware (par exemple : ipbx.bicomsystems.fr ou 134.23.211.23).

Dans le cas du domaine DNS, l’application effectuera une recherche DNS SRV et essaiera de se connecter à chaque serveur obtenu par l’application en fonction de ses priorités. Dans le cas de l’adresse du serveur, l’application essaiera de se connecter directement à l’adresse donnée.
 

Après avoir cliqué sur Next, Communicator essaiera de se connecter au serveur spécifié avec les détails du compte de l’utilisateur. Si les détails du compte sont erronés, un avertissement rouge apparaîtra.

Dans le cas contraire, une fenêtre de changement de mot de passe s’affichera pour vous demander de changer votre mot de passe puisque c’est la première fois que vous vous connectez.

Votre mot de passe doit comporter au moins 8 caractères. Lors de votre première connexion, vous devrez modifier ce mot de passe, et une fois modifié, il sera chiffré et inconnu de tous les administrateurs du système.

Choix de l’édition

Sélectionnez l’édition Communicator appropriée pour votre compte. Vous pouvez choisir entre Office, Business, Agent (Call Center), ou Superviseur (Call Center).
 

Configuration du téléphone/softphone

Configurez vos téléphones de bureau.
  • Si vous choisissez le softphone, vous pourrez passer et recevoir des appels à partir de votre ordinateur.
  • Si vous choisissez le téléphone de bureau, vous pourrez contrôler les appels sur votre téléphone de bureau IP à partir de votre ordinateur.
 

Cliquez sur Next et une fenêtre récapitulative de la configuration s’affiche. Veuillez vérifier les détails du profil et vous assurer qu’ils sont corrects.

Cliquez sur Finish et vous serez automatiquement connecté avec votre compte.

Vous êtes maintenant prêt à utiliser Communicator avec toutes ses fonctionnalités.

Téléphone

Appel classique

  1. Ouvrez la fenêtre d’appel en cliquant sur le bouton Téléphone de la barre d’outils
  2. Composez le numéro de téléphone

    Utilisez le clavier du module téléphonique ou les touches de votre clavier pour entrer le numéro de téléphone que vous souhaitez composer.

    Cliquez sur le bouton d’appel pour passer un appel.


Appel par glisser-déposer

Avec votre souris, cliquez sur n’importe quel contact de la liste des contacts et maintenez-le enfoncé, puis faites glisser le contact sélectionné de la liste vers la zone du module téléphonique, et relâchez le contact.

Appel en cours

Options de transfert :

  • Transfert aveugle : Tapez un numéro (par exemple, un téléphone portable) et transférez l’appel vers ce numéro.
  • Transfert vers un autre appel en cours : Si un utilisateur a deux appels actifs ou plus, il peut transférer les appels de l’un à l’autre.
  • Transfert par glisser-déposer : Pendant un appel en cours, l’utilisateur peut transférer l’appel en le déposant sur le contact souhaité dans la liste des contacts.

Conférence

  • Le signe plus permet d’inviter un contact en utilisant son numéro de téléphone fixe ou mobile.
  • Sélectionnez une case pour choisir une salle de conférence.
  • La zone du module Conférence vocale où le contact est affiché après un glisser-déposer.
  • Pour supprimer un contact d’une liste, cliquez sur la croix.
  • Cliquez sur le bouton Démarrer pour lancer la conférence vocale.
  • Cliquez sur Fermer pour fermer la conférence vocale.
 

Une conférence peut être créée à partir de la liste déroulante et des conférences instantanées et prédéfinies peuvent être sélectionnées.

  • Conférences instantanées : l’utilisateur peut créer une conférence en ajoutant une ou plusieurs personnes à un appel en cours. Avec cette option, vous pouvez ajouter des extensions ou n’importe quel numéro disponible dans votre liste de contacts. Si vous avez manqué la conférence téléphonique, vous pouvez toujours rejoindre la conférence à partir de l’onglet Historique des appels à condition qu’une conférence existe toujours.

    Il existe deux manières de procéder : double-cliquez sur le numéro de la conférence ou cliquez avec le bouton droit sur le numéro de la conférence, puis choisissez un appel ou un appel avec.

  • Conférences prédéfinies : les utilisateurs peuvent rejoindre des salles de conférence prédéfinies et ajouter d’autres participants.

Réunions

“Réunions” est un module Communicator qui permet vous permet de lancer des réunions vidéo sans avoir à changer d’application et à conserver tous vos contacts Communicator. 

Le softphone permet la réunion avec plusieurs utilisateurs simultanément avec des fonctionnalités clés telles que : la vidéoconférence, l’audioconférence, le chat, le partage d’écran et l’enregistrement local. 

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

 

Communicator a besoin d’une autorisation pour :

  • La caméra pour communication vidéo.
  • Le microphone pour communication audio.
  • L’enregistrement d’écran pour le partage d’écran et le contrôle à distance.

Si les autorisations nécessaires pour la caméra et/ou le microphone n’ont pas été accordées, l’utilisateur verra une boîte de dialogue lui demandant d’accorder les autorisations. Il y aura également un point d’exclamation rouge à côté des icônes dans la barre d’options.

Démarrer une réunion

 

Pour lancer la réunion, vous devez d’abord ouvrir Communicator, puis cliquez simplement sur l’icône intitulée Réunion, cela ouvrira une petite fenêtre qui vous permettra de faire glisser des contacts. Dès lors que les contacts seront renseignés, vous pourrez démarrer instantanément le réunion. Si vous souhaitez que quiconque accède à cette réunion, cochez la case Public.

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

 
 
 

Il existe également quelques méthodes alternatives afin de démarrer une réunion. 

L’utilisateur peut trouver un contact dans son répertoire et faire un clic-droit sur son nom, cela donnera la possibilité de démarrer une réunion instantanément. Cette option peut s’avérer utile pour éviter d’avoir à naviguer dans le menu de la réunion et pour démarrer plus rapidement des réunions individuelles.

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

Lorsque la réunion est démarrée à partir du chat, le lien d’invitation sera automatiquement envoyé au chat.
En utilisant ce lien, l’utilisateur peut facilement rejoindre la réunion via une application Web ou mobile.

 

Liste des réunions

Si l’utilisateur souhaite afficher l’une des réunions en cours, programmées ou précédentes, il peut ouvrir la liste des réunions. Pour ce faire, ouvrez la fenêtre Réunion et cliquez sur l’ icône Liste de réunions en haut à droite. Il y aura un indicateur occupé dans les détails de la réunion jusqu’à ce que toutes les données soient disponibles.

 

La liste des réunions vous donnera les informations suivantes :

  • Heure de début et de fin (l’heure de la journée à laquelle elle se produira)
  • Date (quel jour vous aurez la réunion)
  • Nom/sujet (Quel est le sujet donné pour la réunion)
  • Numéro d’identification (Le numéro attribué au hasard pour distinguer les réunions)
  • Durée (Combien de temps durera la réunion)
  • Statut (L’état de la réunion, par exemple terminé ou à venir)
  • Participants (Qui est censé assister à la réunion)

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

 
 

Réunions précédentes

Sous cet onglet, vous pouvez trouver toutes les réunions qui se sont terminées.

 

Programmer une réunion

Vous pouvez également programmer une réunion à l’avance. Pour pouvoir programmer une réunion, cliquez sur l’icône symbolisée par un calendrier (premier bouton en haut à droite).

Interface de réunion

Discussion

L’icône discussion vous offre un chat unifié entre les applications de bureau, Web et mobiles. L’accent est mis sur la synchronisation complète de l’historique des discussions, stocké sur le serveur et accessible depuis tous vos appareils connectés.

 

Ainsi, vous pouvez poursuivre vos conversations en toute transparence, même en passant d’un appareil à un autre. En cas de panne du serveur de chat, vous êtes avertis et ne pouvez ni envoyer ni recevoir de messages jusqu’à ce que le serveur soit rétabli.

Pour démarrer une conversation, vous disposez de plusieurs options, telles que cliquer sur l’icône de chat lors du survol d’un utilisateur, faire un clic droit sur un utilisateur pour choisir l’option de chat, ou encore double-cliquer sur un utilisateur dans la fenêtre principale.

Les conversations peuvent également être créées avec plusieurs utilisateurs en sélectionnant un groupe dans la fenêtre principale.

Une barre bleue supérieure fournit des informations sur la conversation en cours et permet d’accéder à diverses actions, telles que l’appel de l’utilisateur sélectionné, la recherche de messages, ou encore la création d’une réunion avec tous les participants au chat.

Départements

La fonctionnalité départements vous permet d’afficher uniquement les extensions des départements existants (exemple : Commercial, Technique, Marketing…).

Les départements sont utilisés par Communicator pour trier les extensions en fonction du département auquel elles appartiennent.

Répertoire/actions rapides

Vous pouvez placer un appel vers n’importe quelle destination du système, par exemple : extensions, files d’attente, conférences, messagerie vocale, appels système ou parking.

Les appels peuvent être placés par un mouvement de glisser-déposer d’une extension à une autre, ou directement de l’écran du téléphone à l’extension, par exemple. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nom d’un contact, il est possible d’effectuer d’autres actions concernant l’extension sélectionnée.

En effectuant un clic droit sur une extension de votre répertoire, vous aurez accès à une liste d’actions rapides telles que :

  • Lancer un appel
  • Ouvrir un chat 
  • Commencer une réunion
  • Envoyer un e-mail
  • Laisser un message vocal
  • Superviser l’appel

Contacts

L’annuaire téléphonique est une liste centralisée de contacts gérée par l’administrateur PBXware. Il est partagé entre tous les utilisateurs de Communicator et synchronisé avec le reste de vos contacts (Google, CRM, Outlook etc.).

Pour accéder aux contacts de votre répertoire téléphonique central , accédez à l’onglet Contacts et sélectionnez Annuaire d’entreprise dans la liste déroulante.

Vous pouvez utiliser le champ Rechercher des contacts pour rechercher un contact par son nom. Double-cliquez sur un contact pour lancer un appel téléphonique.

 

Faites un clic droit sur un contact pour ouvrir un menu contextuel avec des options supplémentaires.

 

Outre les contacts gérés par l’administrateur, chaque utilisateur peut gérer sa propre liste personnelle de contacts. Cette liste personnelle est privée et visible uniquement par vous.

Favoris

L’onglet favoris vous permet de regrouper les contacts, qu’ils soient issus de votre organisation ou de votre annuaire en une seule et même liste. 

Cette fonctionnalité vous permet ainsi de retrouver plus rapidement les personnes que vous contactez souvent.

Historique

L’onglet historique vous permet de retrouver les appels manqués, reçus et émis.

Vous pouvez ainsi rappeler ou ajouter le contact dans votre répertoire.

Présence

Communicator apporte une présence unifiée synchronisée sur tous vos appareils (ordinateur de bureau, mobile et Web).

Pour un utilisateur actuellement en ligne, vous pouvez voir s’il est connecté via Bureau, via Mobile, via Web ou même les trois.

Vous pouvez choisir votre propre statut en cliquant sur l’icône de statut en bas à droite de votre avatar dans la fenêtre principale, ou en cliquant sur l’icône de la barre d’état.

Un menu apparaîtra et vous pourrez choisir entre :

–  Disponible

–  Occupé

–  Ne pas déranger

–  Loin

–  Statut défini par l’administrateur

–  Statut personnalisé

Profil

Cliquez sur votre profil pour voir vos renseignements tels que votre Nom, Prénom, Numéro d’extension, adresse e-mail…

En cliquant sur l’avatar gris, vous pourrez changer votre photo de profil depuis votre explorateur de fichiers.

Vous verrez également les périphériques connectés sur votre extension.

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