NOTE : PBXware 7.2 - Bug d'affichage en langue française, nous vous conseillons d'attendre la résolution avant d'évoluer vers cette version.

Paré au décollage !

Utiliser Communicator

Temps estimé :17 minutes

Connexion

  • E-mail : Indiquez l’adresse e-mail attribuée à votre poste.

  • Mot de passe : Entrez le mot de passe que vous avez créé lors de la configuration de Communicator.

  • Se souvenir du mot de passe : Cochez cette case si vous souhaitez que Communicator enregistre votre mot de passe

  • Se connecter automatiquement au démarrage : vous vous connecterez automatiquement à chaque démarrage de l’application.

  • J’ai oublié mon mot de passe : Si un utilisateur a oublié son mot de passe, il peut le récupérer en cliquant sur le lien J’ai oublié mon mot de passe. L’utilisateur recevra un lien de récupération du mot de passe par e-mail.

Options de connexion pour l’édition Agent/Superviseur

  • Numéro d’agent : Entrez le numéro d’agent reçu de votre administrateur PBXware.
  • Pin de l’agent : Entrez le pin de l’agent reçu de votre administrateur PBXware.
  • : Activer/désactiver les détails de connexion de l’agent (uniquement pour l’édition Superviseur). Le panneau d’agent ne sera pas disponible et les appels seront affichés comme dans l’édition Business.

L’administrateur PBXware définit le numéro et le PIN de l’agent par l’intermédiaire de PBXware.

Liste rapide

Les onglets de liste rapide situés au bas de la fenêtre d’application permettent d’obtenir un aperçu rapide des onglets Répertoire, contacts, favoris et historique.

  • Répertoire : Affiche la liste de tous les contacts gloCOM.
  • Contacts : Affiche une liste de tous les contacts enregistrés et importés.
  • Favoris : Affiche tous les contacts que vous avez marqués comme favoris.
  • Historique : Affiche le journal de tous les appels récents manqués, reçus et composés.

Barre d’outils

  • Image de l’utilisateur : Représente l’image de profil de l’utilisateur, qui peut être modifiée à tout moment. 
  • Nom d’utilisateur : Représente le nom d’utilisateur affiché dans l’application.
  • Notifications : Affiche toutes les notifications (messages non lus, appels manqués..)
  • Téléphone : Ouvre une fenêtre de softphone à côté de la fenêtre principale de Communicator.
  • Conférence : Ouvre une fenêtre de conférence vocale à côté de la fenêtre principale de Communicator.
  • Discussion : Ouvre une fenêtre de discussion avec toutes les conversations des utilisateurs.
  • Messagerie vocale : Ouvre une fenêtre de messagerie vocale à côté de la fenêtre principale de Communicator
  • SMS : Ouvre une fenêtre SMS avec toutes les conversations de l’utilisateur.
  • Fax : offre le choix d’envoyer un fax ou de visualiser les fax reçus.
  • Ma liste d’appels : la liste d’appels permet aux utilisateurs de charger un fichier CSV dans Communicator et de composer les numéros de ce fichier l’un après l’autre.
  • Caméra de surveillance : Ouvre une fenêtre de prévisualisation de la caméra de surveillance. Cette option ne fonctionnera que si l’utilisateur a configuré sa caméra de surveillance dans Outils > Préférences > Vidéo > Caméra de surveillance.

Il est possible d'afficher toutes les options et de réorganiser celles-ci en cliquant sur Organiser les icônes

  • Superviseur en ligne : ouvre le superviseur en ligne.

Voir : TUTO : Superviseur en ligne

  • Appels parqués : Une fois qu’un appel est parqué, il peut être pris par n’importe qui, à n’importe quel endroit, en composant le numéro de l’extension parquée. Dans PBXware, un parking par défaut est défini dans les codes d’accès. Lorsqu’un utilisateur appuie sur le bouton Parquer dans la fenêtre d’appel, une liste déroulante s’affiche pour lui permettre de choisir le lot à parquer.
  • Afficher le code QR de connexion : Cette option permet aux utilisateurs de se connecter plus facilement à leur application mobile en scannant le QR Code généré par l’application de bureau.
  • Préférences : Ouvre une fenêtre de préférences.
  • Aide : Redirige vers notre site officiel.

Liste d’appels

La liste d’appels permet aux utilisateurs de charger un fichier CSV dans Communicator et de composer les numéros de ce fichier l’un après l’autre. Ceci est utile pour les personnes qui composent la même liste de numéros tous les jours, afin de ne pas avoir à copier-coller chaque numéro. Lorsque vous ouvrez le module de numérotation personnelle, la fenêtre suivante s’affiche :

Après avoir chargé un fichier, la première ligne du fichier est affichée dans la section info, afin que l’utilisateur puisse avoir un aperçu de la structure du fichier. Ensuite, il doit sélectionner la colonne du numéro de téléphone, pour que gloCOM sache quoi composer. En option, l’utilisateur peut choisir une colonne d’identifiant qui est utile pour étiqueter les numéros avec un nom.

Par exemple dans le fichier :

  • 101, Philippe Durand, rue A Paris
  • 102, Pierre Boulanger, rue B Lille

La première colonne est un numéro et la seconde un identifiant (nom de personne, nom de société, etc.). Cet identifiant est utilisé dans les étiquettes “Appel en cours” et “Appel suivant” afin que l’utilisateur puisse avoir une idée de la personne qu’il va appeler ensuite.

Après avoir appuyé sur le bouton Démarrer, Communicator appelle le premier numéro de la liste s’il n’y a pas d’autres appels à ce moment-là. Les numéros sont composés l’un après l’autre, mais l’utilisateur peut interrompre le composeur à tout moment s’il le souhaite. La numérotation est terminée lorsque la fin de la liste est atteinte ou lorsque l’utilisateur a fini de composer le numéro.

Actions du répertoire

Vous pouvez placer un appel vers n’importe quelle destination du système, par exemple : extensions, files d’attente, conférences, messagerie vocale, appels système ou parking.

Les appels peuvent être placés par un mouvement de glisser-déposer d’une extension à une autre, ou directement de l’écran du téléphone à l’extension, par exemple. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le nom d’un contact, il est possible d’effectuer d’autres actions concernant l’extension sélectionnée.

De cette manière, l’utilisateur peut :

  • Passer un appel
  • Chatter avec le contact sélectionné
  • Démarrer une réunion avec le contact sélectionné
  • Faire un appel vidéo
  • Demander l’attention
  • Voir plus d’informations sur le contact
  • Récupérer l’appel
  • Envoyer un email à un contact
  • Laisser un message vocal
  • Surveiller les appels
  • Modifier l’alias du contact
  • Masquer le contact
  • Ajouter le contact sélectionné aux favoris

Passer un appel

Appel classique

  1. Ouvrez la fenêtre d’appel en cliquant sur le bouton Téléphone de la barre d’outils
  2. Composez le numéro de téléphone

    Utilisez le clavier du module téléphonique ou les touches de votre clavier pour entrer le numéro de téléphone que vous souhaitez composer.

    Cliquez sur le bouton d’appel pour passer un appel.


Appel par glisser-déposer

Avec votre souris, cliquez sur n’importe quel contact de la liste des contacts et maintenez-le enfoncé, puis faites glisser le contact sélectionné de la liste vers la zone du module téléphonique, et relâchez le contact.

Appel en cours

Options de transfert :

  • Transfert aveugle : Tapez un numéro (par exemple, un téléphone portable) et transférez l’appel vers ce numéro.

  • Transfert vers un autre appel en cours : Si un utilisateur a deux appels actifs ou plus, il peut transférer les appels de l’un à l’autre.

  • Transfert par glisser-déposer : Pendant un appel en cours, l’utilisateur peut transférer l’appel en le déposant sur le contact souhaité dans la liste des contacts.
    Pendant le glissement, un indicateur de transfert s’affiche. Les deux types de transfert, aveugle et supervisé, peuvent être utilisés.

    L’utilisateur peut sélectionner celui qu’il souhaite utiliser lorsqu’il survole le contact. Le transfert par glisser-déposer ne s’applique pas aux conférences téléphoniques.

Chiffrement des appels

Lors d’un appel en cours, un indicateur indique le cryptage de l’appel si celui-ci est crypté. Les paramètres de cryptage des appels sont configurés par défaut sur le serveur, mais l’utilisateur peut les modifier dans l’application Communicator en allant dans Préférences >Téléphone > Avancé.

Une case à cocher indique l’utilisation du cryptage par défaut défini par PBXware. En la décochant, l’utilisateur peut changer les options entre TCP, UDP et TLS. L’utilisateur doit se déconnecter et se reconnecter après avoir modifié ces options.

L’indicateur ne doit être présent que lorsque le cryptage TLS est activé et que le softphone est utilisé (dans tous les autres cas, l’indicateur ne s’affiche pas). En cliquant dessus, un message contextuel expliquant le cryptage s’affichera.

Annulation de l’écho

L’annulation de l’écho, qui fait partie de l’application gloCOM Desktop, est une méthode utilisée pour améliorer la qualité de la voix en empêchant la création d’un écho ou en l’éliminant lorsqu’il est déjà présent.

Le temps nécessaire à l’annulation de l’écho pour commencer à supprimer l’écho peut aller jusqu’à 10 secondes. Il est important de noter que l’annulation de l’écho ne fonctionne que pour les softphones.

Changer de téléphone en cours d’appel

Lors d’un appel en direct, vous pouvez utiliser le bouton Téléphone ⥄  situé en bas à droite de la fenêtre d’appels pour déclencher la sonnerie sur tous les appareils enregistrés ou sur un appareil spécifique (softphone, téléphone de bureau et application mobile), afin que l’utilisateur puisse poursuivre l’appel sur un autre appareil.

Un exemple serait de passer de votre téléphone de bureau à votre téléphone portable lorsque vous devez quitter votre bureau mais que vous souhaitez poursuivre votre appel. Il en va de même pour les conférences téléphoniques.


Surveiller un appel

Si votre administrateur active la fonction de surveillance des appels sur votre poste dans les services évolués, vous serez en mesure d’écouter tout appel en temps réel.

Lorsqu’un appel est passé, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’utilisateur qui est en communication et choisissez Surveillance des appels. Vous pouvez passer de l’écoute silencieuse à l’intrusion et à la conversation avec tous les interlocuteurs.

Téléphone

La zone du module téléphone où s’affichent les informations sur les éventuels appels manqués.

  • À partir du module téléphonique, vous pouvez configurer un téléphone de bureau et un téléphone portable en cliquant sur l’icône des paramètres à côté des informations sur les appels manqués.
  • Sélectionnez votre appareil audio en cliquant sur l’icône Casque. Le menu déroulant contenant les options suivantes s’affichent :
    • Sélectionner un microphone : Vous permet de sélectionner le périphérique que vous souhaitez utiliser comme périphérique d’entrée.
    • Sélectionner un haut-parleur : Permet de sélectionner le dispositif à utiliser comme dispositif de sortie.
    • Sélectionner le dispositif de sonnerie : Vous permet de sélectionner le périphérique que vous souhaitez utiliser comme périphérique de sonnerie.
    • Préférences : pointe vers la section Préférences > Téléphone > Périphériques audio où vous pouvez également sélectionner le périphérique d’entrée, de sortie et de sonnerie que vous souhaitez utiliser ou tester vos périphériques audio.
  • En bas à droite du module téléphonique, vous pouvez voir quel mode de téléphone est défini par défaut. Cliquez sur le menu déroulant et choisissez entre Téléphone logiciel, Téléphone de bureau & appli mobile. À côté de ce menu déroulant, une icône DND permet de définir votre statut sur Ne pas déranger.

  • Les utilisateurs peuvent bloquer l’identification de l’appelant directement à partir de Communicator. Deux options sont disponibles : Masquer l’identification de l’appelant et Masquer l’identification de l’appelant pour le prochain appel seulement.

Métriques de qualité d’appel

Les métriques de qualité d’appel fournissent à l’utilisateur des détails sur l’appel et la qualité du réseau pendant un appel.

Pendant un appel, un indicateur de qualité d’appel apparaîtra dans le coin supérieur droit de la fenêtre d’appel, donnant des informations approximatives sur l’appel et la qualité du réseau. La fenêtre Qualité des appels apparaîtra en cliquant dessus, fournissant des informations plus détaillées sur le score MOS , le temps d’envoi réceptionla perte de paquets et la gigue.

Par exemple, si la qualité d’un appel est Excellent , il n’y a pas de problème de connexion, il y a peu de latence et il n’y a pas de perte de paquets. Sinon, il y a des problèmes de connexion, de latence et de perte de paquets.

Pour exporter ces informations, cliquez sur Ouvrir les journaux de diagnostic de la qualité des appels . Par défaut, cette option est désactivée et pour l’activer, accédez à Préférences > Téléphone > Avancé et cochez la case Activer l’enregistrement des mesures de qualité d’appel.

Après avoir activé les métriques de qualité d’appel, l’utilisateur peut cliquer sur l’icône de loupe situé en haut à droite de la fenêtre de qualité d’appel et verra les informations détaillées sur la qualité des appels pour les 50 derniers appels. 


Pour exporter les informations sur la qualité des appels , l’utilisateur doit d’abord sélectionner l’appel dans le menu déroulant pour lequel il souhaite créer un rapport et cliquer sur le bouton Exporter le rapport sur la qualité des appels .

Menu options (trois points)

Le menu des options est accessible en cliquant sur l’icône des 3 points à l’extrême droite des icônes des modules. Ce menu affiche tous les modules restants en plus des 6 modules visibles dans la fenêtre principale, ainsi que quelques options supplémentaires expliquées ci-dessous.

 

Sous menu Historique

–  L’option Fax est utilisée pour ouvrir la fenêtre Historique des fax qui vous permet de voir tous les fax envoyés et reçus.

–  L’option Effacer l’historique des appels est utilisée pour effacer tous vos appels manqués, reçus et composés à partir de l’onglet Historique.

Sous menu Contacts

–  L’option Fax est utilisée pour ouvrir la fenêtre Historique des fax qui vous permet de voir tous les fax envoyés et reçus.

–  L’option Effacer l’historique des appels est utilisée pour effacer tous vos appels manqués, reçus et composés à partir de l’onglet Historique.

Passer des appels vidéos

Pour passer un appel vidéo, faites un clic droit sur un contact Communicator et sélectionnez Appel vidéo dans le menu déroulant.

Envoyer un fax

  1. Fax sortants

–  Cliquez sur l’ icône du module Fax , puis sélectionnez Envoyer un fax pour ouvrir le module Fax .

–  Lisez le message d’information et cliquez sur le bouton OK .

Fichier PDF:

  • Saisissez le chemin ou recherchez un fichier PDF que vous souhaitez envoyer à l’aide de l’icône.

Les informations que vous saisissez dans l’ assistant Envoyer un fax seront affichées sur la page de garde du fax si vous choisissez d’envoyer une page de garde. Dans la fenêtre Envoyer un fax, vous pouvez voir deux sections, À et De.

Section ” A “

  • Nom : saisissez le nom du destinataire. Par exemple, Tim Barr.
  • Fax : saisissez le numéro de téléphone auquel vous souhaitez envoyer votre fax, par exemple 02033998800.
  • Téléphone : saisissez le numéro de téléphone du destinataire.
  • E-mail : saisissez l’e-mail du destinataire.
  • Entreprise : saisissez le nom de l’entreprise du destinataire.

Section ” De “

  • Nom : Ce champ sera automatiquement renseigné avec votre nom d’utilisateur gloCOM.
  • Identification de l’appelant : l’identification de l’appelant est un menu déroulant avec la liste des identifications d’appelant autorisées pour une extension. Les identifiants de l’appelant sont ajoutés à partir de l’interface graphique de PBXware.
  • Fax : saisissez votre numéro de fax.
  • Téléphone : saisissez votre numéro de téléphone.
  • E-mail : saisissez votre e-mail.
  • Entreprise : Entrez le nom de votre entreprise.

Des informations supplémentaires telles que des commentaires et le statut peuvent également être saisies. Lors de l’envoi d’un fax, l’utilisateur se voit présenter X pages sur Y envoyées afin que la progression de l’envoi du fax soit plus détaillée.

  1. Fax entrant

–  Pour afficher la liste de tous les documents fax reçus et en attente, cliquez sur les trois points puis Historique > Fax

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