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Paré au décollage !

Réunions

Temps estimé :7 minutes

Communicator meeting offre la possibilité de rencontrer plusieurs utilisateurs simultanément tout en offrant :

• Vidéoconférence (dans une vue grille et haut-parleur)
• Audioconférence
• Partage d’écran (application spécifique ou partage d’écran entier)
• Contrôle à distance lors du partage d’écran
• Chat de groupe

La gestion des réunions dans l’application Communicator GO vous donne la possibilité de créer une réunion instantanée, de planifier une réunion ou de rejoindre une réunion existante. Pour accéder à l’écran de réunion, vous devez appuyer sur l’icône Réunions dans la barre de navigation. Lorsqu’une réunion est démarrée, l’application Communicator redirige vers l’application Communicator Meeting GO.

Pour chaque invitation à une réunion, vous recevrez une notification.

Si la réunion est désactivée sur la licence, tous les écrans liés à la réunion seront désactivés.

Écran de réunion principal

À l’écran principal de la réunion, vous disposez d’une vue d’ensemble des réunions planifiées, soigneusement classées par date. Un indicateur “En cours” dans le coin supérieur droit signale la réunion actuelle. En cliquant sur une réunion dans la liste, vous accédez à un écran détaillant les informations spécifiques à cette réunion. Pour faciliter la recherche, les réunions peuvent être filtrées en saisissant le nom ou le numéro correspondant dans le champ de recherche situé en dessous. Juste au-dessus de ce champ, un bouton d’historique permet d’accéder à la liste des réunions antérieures.

Dans les options avancées, vous trouverez une fonctionnalité vous permettant de Copier l’URL du calendrier. Cette option vous offre la possibilité de copier le calendrier des réunions, simplifiant ainsi son intégration dans votre logiciel de calendrier personnel.

En bas de l’écran, vous trouverez un bouton flottant qui, une fois activé, propose trois options :

  • Rejoindre une réunion active : Cette option vous permet de vous joindre à une réunion existante en saisissant son numéro. Après avoir entré le numéro de la réunion et cliqué sur le bouton “Rejoindre”, vous serez redirigé vers l’application gloCOM Meeting GO.
  • Créer une réunion instantanée : En sélectionnant cette option, vous ouvrez l’écran de réunion instantanée. Ici, vous pouvez définir la réunion comme publique ou privée, ajouter des participants depuis l’annuaire, ou inclure des participants externes en saisissant leurs adresses e-mail.
  • Planifier une réunion : Cette option ouvre l’écran de planification de réunion, où vous pouvez organiser une réunion à l’avance. Pour planifier une réunion, vous devez remplir certains champs avec les données nécessaires, notamment le titre de la réunion, la description, la date, l’heure de début, la durée, et s’il s’agit d’une réunion récurrente, une boîte de dialogue apparaît avec des options telles que “Jamais”, “Tous les jours”, ou “Personnalisé”.

Les champs à remplir pour planifier une réunion incluent :
– Titre (titre de la réunion)
– Description (description de la réunion)
– Date (date de la réunion)
– Commence à (heure de début de la réunion)
– Durée (durée de la réunion)
– Récurrent (avec des options comme “Jamais”, “Tous les jours”, ou “Personnalisé”)

De plus, vous pouvez spécifier les participants, les participants externes, et basculer entre les options public/privé.

Organisateurs

L’utilisation du rôle de co-organisateur dans Réunions garantit que plusieurs personnes peuvent gérer les paramètres importants d’une réunion. Lors de la création/planification d’une réunion et de l’ajout de participants, les utilisateurs peuvent attribuer des co-organisateurs de la réunion en appuyant sur les options supplémentaires à côté du nom du participant dans la liste des participants. 

Les participants ayant le rôle de co-organisateur auront un badge bleu dans le coin inférieur droit de leur avatar.

Informations sur la réunion

En sélectionnant l’une des réunions dans la liste des réunions planifiées ou dans l’historique, l’écran d’informations sur la réunion s’ouvre et affiche les détails de la réunion sélectionnée :

  • Organisateur
  • Objet
  • Description
  • Numéro de la réunion
  • Heure de début
  • Durée
  • Statut
  • Publique/privée
  • Liste des participants


Les participants ayant le rôle de co-organisateur auront un badge bleu dans le coin inférieur droit de leur avatar.

Pour une réunion planifiée mais pas encore commencée, un organisateur a la possibilité de mettre à jour les détails de la réunion en cliquant sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit.

Dans le cas où la réunion sélectionnée est récurrente, l’utilisateur recevra un message de confirmation : « Voulez-vous modifier toutes les occurrences de cette réunion récurrente ou seulement cette occurrence ? » avec trois options proposées :

• Annuler (pour annuler la modification)
• Oui (pour modifier uniquement une instance sélectionnée d’une réunion)
• Oui pour tout (pour modifier toutes les occurrences de la réunion sélectionnée)

Pour les réunions planifiées ou en cours, il existe une option permettant de copier l’invitation à la réunion dans le presse-papiers en cliquant sur des options supplémentaires dans la barre supérieure.

En fonction des différents scénarios, l’utilisateur disposera de différents boutons en bas de l’écran :

Si une réunion est planifiée et que l’utilisateur est l’organisateur :

  • Démarrer (démarre une réunion planifiée)
  • Supprimer (supprime une réunion planifiée)

Si une réunion est en cours et l’utilisateur est l’organisateur :

  • Rejoindre (rejoindre la réunion en cours)
  • Fin (mettre fin à la réunion en cours)

 

Si une réunion est en cours et que l’utilisateur n’est pas l’organisateur 

  • Rejoindre (rejoindre la réunion en cours) )

 

Si une réunion est terminée et que l’utilisateur est l’organisateur :

  • Cloner (ouvre une fenêtre « planifier une réunion » avec le nom, la description et les participants pré-remplis)
  • Supprimer (supprime la réunion terminée)

 

Si une réunion est terminée et l’utilisateur n’est pas l’organisateur, aucune option ne sera disponible.

Tableau de bord

Vous avez la possibilité de démarrer/rejoindre/planifier une réunion à partir du tableau de bord. Dans le panneau d’actions rapides, 3 options sont disponibles :

  • Rejoindre la réunion
  • Réunion instantanée
  • Planifier une réunion

Paramètres de réunion

Vous pouvez modifier les options d’intégration de la réunion en appuyant sur sur l’écran de la réunion dans les paramètres. Il est possible d’activer/désactiver l’envoi du lien de réunion sous forme de message de discussion si une réunion est démarrée depuis la fenêtre de discussion.

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