Vous pouvez programmer des réunions depuis Outlook !

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Updated on 20 décembre 2023

Réunion

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Réunion

“Réunions” est un module Communicator qui permet à l’utilisateur de lancer des réunions vidéo sans avoir à changer d’application et à conserver tous vos contacts Communicator. Le softphone permet la réunion avec plusieurs utilisateurs simultanément avec des fonctionnalités clés telles que : la vidéoconférence, l’audioconférence, le chat, le partage d’écran et l’enregistrement local. 

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

Communicator a besoin d’une autorisation pour :

  • La caméra pour communication vidéo.
  • Le microphone pour communication audio.
  • L’enregistrement d’écran pour le partage d’écran et le contrôle à distance.

Si les autorisations nécessaires pour la caméra et/ou le microphone n’ont pas été accordées, l’utilisateur verra une boîte de dialogue lui demandant d’accorder les autorisations. Il y aura également un point d’exclamation rouge à côté des icônes dans la barre d’options.

Démarrer une réunion

Pour lancer la réunion, vous devez d’abord ouvrir Communicator, puis cliquez simplement sur l’icône intitulée Réunion, cela ouvrira une petite fenêtre qui vous permettra de faire glisser des contacts. Dès lors que les contacts seront renseignés, vous pourrez démarrer instantanément le réunion. Si vous souhaitez que quiconque accède à cette réunion, cochez la case Public.

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

Il existe également quelques méthodes alternatives afin de démarrer une réunion. 

L’utilisateur peut trouver un contact dans son répertoire et faire un clic-droit sur son nom, cela donnera la possibilité de démarrer une réunion instantanément. Cette option peut s’avérer utile pour éviter d’avoir à naviguer dans le menu de la réunion et pour démarrer plus rapidement des réunions individuelles.

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

Lorsque la réunion est démarrée à partir du chat, le lien d’invitation sera automatiquement envoyé au chat.
En utilisant ce lien, l’utilisateur peut facilement rejoindre la réunion via une application Web ou mobile.

Liste des réunions

Si l’utilisateur souhaite afficher l’une des réunions en cours, programmées ou précédentes, il peut ouvrir la liste des réunions. Pour ce faire, ouvrez la fenêtre Réunion et cliquez sur l’ icône Liste de réunions en haut à droite. Il y aura un indicateur occupé dans les détails de la réunion jusqu’à ce que toutes les données soient disponibles.

La liste des réunions vous donnera les informations suivantes :

  • Heure de début et de fin (l’heure de la journée à laquelle elle se produira)
  • Date (quel jour vous aurez la réunion)
  • Nom/sujet (Quel est le sujet donné pour la réunion)
  • Numéro d’identification (Le numéro attribué au hasard pour distinguer les réunions)
  • Durée (Combien de temps durera la réunion)
  • Statut (L’état de la réunion, par exemple terminé ou à venir)
  • Participants (Qui est censé assister à la réunion)

Les réunions Communicator peuvent être privées (sur invitation uniquement) ou publiques (toute personne disposant du numéro ou du lien peut participer).

Réunions programmées

Les réunions programmées sont toutes les réunions programmées dans le futur. Il existe également une catégorie spéciale de réunions en cours qui contient toutes les réunions actuellement actives auxquelles vous avez été invité.

Réunions récurrentes

Une réunion récurrente est une réunion qui se répétera à chaque heure définie (chaque jour, semaine ou mois).

Vous pouvez modifier les réunions récurrentes en fonction de vos besoins si vous devez les reprogrammer.

Réunions précédentes

Sous cet onglet, vous pouvez trouver toutes les réunions qui se sont terminées.

Réunions enregistrées

Lors de l’enregistrement des réunions, l’application stocke toutes les informations nécessaires pour générer un enregistrement ultérieurement. Ceci est fait pour éviter que le processus d’enregistrement n’interfère avec une réunion en cours, car la conversion d’un enregistrement nécessite des ressources informatiques importantes. Pour rechercher des réunions pour lesquelles vous avez crée des enregistrements, ouvrez la liste des réunions, puis l’onglet Enregistrements. Vous pouvez sélectionner une réunion et cliquer sur Convertir pour démarrer le processus de conversion. Vous pouvez également ouvrir l’emplacement de l’enregistrement sur votre ordinateur ou supprimer l’enregistrement.

Si vous souhaitez convertir automatiquement chaque enregistrement de réunion, rendez-vous dans Préférences > Réunion > Enregistrement et cochez Convertir automatiquement les enregistrements après la fin de la réunion.

Programmer une réunion

Vous pouvez également programmer une réunion à l’avance. Pour pouvoir programmer une réunion, cliquez sur l’icône symbolisée par un calendrier (premier bouton en haut à droite).

 

Voici les options disponibles :

  • Heure
  • Date
  • Durée
  • Fuseau horaire
  • Sujet
  • Participants (vous pouvez inviter des contacts externes par e-mail)
  • Récurrence

Rejoindre par numéro

Vous pouvez également rejoindre une réunion par numéro. Pour y accéder, cliquez sur la liste déroulante de la fenêtre Réunion et sélectionnez Rejoindre par numéro. Vous pouvez désormais saisir le numéro de rendez-vous qui vous est fourni par l’organisateur.

 

Interface de réunion

Vous pouvez inviter autant de participants que vous le souhaitez à la réunion.

L’interface de réunion se compose de :

  • L’enregistrement local enregistre l’audio, la vidéo et le partage d’écran sur un ordinateur.
  • Désactiver votre propre microphone
  • Désactiver/activer votre propre vidéo
  • Afficher la liste des participants (S’il manque quelqu’un, vous avez la possibilité de le réinviter).
  • Partagez votre propre écran
  • Ouvrez la fenêtre de chat de la réunion (la fenêtre de la réunion s’agrandira avec le chat sur la droite, ici vous pouvez voir les messages des participants et saisir vos propres messages. Vous pouvez fermer le chat de la réunion en cliquant à nouveau sur le bouton de chat.)
  • Quitter/terminer la réunion 
  • Options – affiche des options supplémentaires pour le partage d’écran, la vidéo, les participants et la réunion
  • Rendre muet les participants en tant qu’organisateur de la réunion permet à l’utilisateur de rendre muet les participants :
    • Rendre muet les participants en tant qu’organisateur : l’organisateur de la réunion peut désactiver le son d’autres participants du carrousel ou de la liste des participants.

    • Couper le son de tous les participants en tant qu’organisateur : l’organisateur de la réunion peut couper le son de tous les autres participants de la liste des participants.
  • Basculer la confidentialité de la réunion entre publique et privée (ordinaire) pendant une réunion en cours. 
  • Les statistiques fournissent à l’utilisateur des détails sur la qualité du réseau pendant la réunion.
    Les statistiques incluent des mesures sur la qualité audio, vidéo et de partage d’écran.

Il existe également une option pour modifier la disposition des autres participants à la réunion (coin inférieur droit). L’utilisateur peut basculer entre la disposition Haut-parleurs et Grille. La disposition des haut-parleurs met l’accent sur un flux vidéo. Ce flux vidéo est soit la personne qui parle actuellement, soit l’épingle de l’utilisateur. Il s’agit également de la vue par défaut lorsqu’une session de partage d’écran est active.

Si vous cliquez sur le bouton Plus d’options d’un utilisateur, les options suivantes vous seront accordées :

  • Demander à partager l’écran (invite le participant à partager son écran pour que la réunion puisse le voir, aide le participant à y parvenir plus rapidement).
  • Muet (supprime la possibilité d’entendre cette personne, utile si elle a un mauvais microphone).
  • Retirer de la réunion (expulse un participant, idéal s’il n’a plus besoin d’être dans la réunion).
  • Épinglez la vidéo (fait de leur vidéo la vidéo principale affichée pour vous).

La vue en grille de la réunion modifiera automatiquement le nombre de flux vidéo en fonction du nombre de participants à la réunion.

  • Jusqu’à 45 participants = taille de grille 12 (utilisateur + 11)
  • 46 – 50 participants = taille de grille 9 (utilisateur + 8)
  • Plus de 60 participants = taille de grille 6 (utilisateur + 5)

Les participants seront triés pour que ceux qui ont pris la parole en dernier soient parmi les premiers flux vidéo.

Sélection de l’entrée et de la sortie audio

Lorsque l’utilisateur clique sur la flèche à côté du bouton Muet, les options suivantes lui sont proposées :

  • Sélectionnez votre microphone

  • Sélectionnez votre haut-parleur

  • Changer de téléphone (possibilité de basculer votre appareil audio vers un téléphone de bureau ou l’application mobile, par exemple)

  • Quitter l’audio (possibilité de quitter le canal audio pour ne voir que la vidéo)

En plus de cela, l’utilisateur peut se mettre en sourdine (appuyez sur l’icône Rendre muet) pour que personne d’autre ne l’entende. Si l’utilisateur est actuellement en mode silencieux et tente de parler, une invite apparaîtra pour informer l’utilisateur qu’il est en mode silencieux.

Sélection du périphérique vidéo

Une fois que vous avez cliqué sur la flèche à côté de l’ icône Vidéo , vous aurez la possibilité de sélectionner l’appareil sur lequel vous souhaitez capturer la vidéo.

Tous les appareils que vous avez connectés et prêts à être utilisés devraient s’afficher. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône Vidéo pour supprimer la vidéo que vous affichez.

Il vous est également possible de :

  • Flouter votre arrière plan vidéo
  • Changer votre arrière plan avec les images préexistantes ou importer votre propre fond

Partage d’écran

Si vous souhaitez partager votre écran pendant la réunion, cliquez simplement sur le bouton Partager l’écran ou demandez à quelqu’un de vous en proposer un. Ensuite, votre écran devrait ressembler à ceci.

Plusieurs options s’offrent à vous lorsque vous souhaitez partager votre écran avec d’autres participants :

  • Écran entier (partagez tout sur votre écran),
  • Une fenêtre de sélection (une seule application que vous avez ouverte, par exemple Google Chrome) ou un partage
  • Une région de votre écran (Une zone de votre écran dont vous pouvez choisir les zones, par exemple en haut à gauche).

 

Une fois que vous avez sélectionné une des options de partage, cliquez sur partager l’écran et votre écran sera diffusé à la réunion.

Une fois que vous avez commencé à partager votre écran, vous pouvez accéder aux icônes en haut de votre écran.

Ici, vous avez toutes les options précédentes, en plus, vous avez le contrôle pour :

  • Mettre le partage en pause
  • Arrêter le partage
  • Contrôle à distance afin de donner à un des utilisateurs l’accès à votre ordinateur à distance

Le bouton Options vous offre les fonctionnalités suivantes : 

  • Taille d’origine (modifier l’application de réunion à la taille d’origine)
  • Ajuster à la fenêtre (modifier l’application de réunion à la taille de la fenêtre)
  • Masquer le panneau vidéo (Masquer les options du panneau de réunion en haut de l’écran)
  • Désactiver la vidéo entrante (empêcher la vidéo des autres participants de vous joindre)
  • Copier le numéro de réunion

Intégration d’Outlook

L’intégration d’Outlook permet à l’utilisateur de gérer les réunions Communicator à partir d’Outlook. Cela inclut les éléments suivants :

  • Planifier une réunion
  • Démarrer la réunion instantanée
  • Démarrer une réunion avec plusieurs contacts
  • Annuler une réunion
  • Convertir un événement existant en Communicator Réunion

Planifier une réunion

L’utilisateur peut programmer une réunion Communicator à partir du bandeau supérieur d’Outlook :

Après avoir cliqué sur Planifier une réunion (Schedule a Meeting), une fenêtre de rendez-vous Outlook s’ouvre avec une boîte de dialogue de paramètres de planification où il est possible de définir la réunion comme privée ou publique.

Après confirmation, l’interface de rendez-vous Outlook est remplie avec les données de réunion.


Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de modifier cette invitation – pour changer de sujet, de corps ; définir la date et l’heure, ajouter des participants, etc. 

Lors de l’envoi, la réunion sera alors ajoutée à la liste des réunions Communicator.

Démarrage d’une réunion instantanée avec un ou plusieurs contacts

Une autre option consiste à démarrer une réunion instantanée avec un ou plusieurs contacts, en les sélectionnant dans la liste des contacts dans Outlook. Les contacts sélectionnés recevront une invitation à la réunion.

Annuler une réunion

Pour annuler une réunion prorammée, ouvrez cette réunion à partir de la liste du calendrier Outlook et choisissez l’option Annuler la réunion.

Après cela, appuyez sur l’icône appuyer sur l’icône Envoyer la mise à jour pour informer tous les invités de l’annulation.

La réunion sera alors supprimée de la liste des réunions Communicator.

Convertir un événement existant en réunion

Pour convertir un rendez-vous Outlook en réunion Communicator, suivez les étapes suivantes :

1. Recherchez un événement existant dans le calendrier Outlook et ouvrez le

2. Cliquez sur l’icône Planifier une réunion

3. Modifiez votre réunion si nécessaire

4. Cliquez sur Envoyer la mise à jour aux participants

La réunion est maintenant ajoutée à la liste des réunions planifiées de Communicator.

Licences de réunion (6.7)

Les limitations des forfaits Meeting sont les suivantes :

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